Die E-Mail hat längst anderen Kommunikationsformen, wie dem Brief oder dem Fax, den Rang abgelaufen - auch und vor allem im Arbeitsalltag. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Kommunikationsfluss wird rapide beschleunigt und erleichtert. Einzelne Empfänger oder auch große Empfängergruppen können in Sekundenbruchteilen überall auf der Welt erreicht und mit Informationen versorgt werden. Vor dem Hintergrund, dass mehr und mehr auch geschäftsrelevante Informationen per Email ausgetauscht werden, besteht in vielen Unternehmen die Notwendigkeit den E-Mailverkehr zu organisieren und ordnungsgemäß zu archivieren. Denn Verträge, Angebote oder ähnliche Dokumente müssen entsprechend der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen nachgehalten werden. Die herkömmliche Form der Papierdokumentation ist dabei keine echte Alternativen - denn der Ausdruck von E-Mails und Dateianhängen sowie die händische Archivierung würden enorme zeitliche Ressourcen in Anspruch nehmen.

Die Archivierung von Dokumenten gehört in vielen Unternehmen zu den sensibelsten Bereichen der Datenverarbeitung. Elektronische Dokumente müssen gezielt auf den Archivierungsprozess vorbereitet werden, um eine langfristige Lesbarkeit zu garantieren. webPDF erlaubt die Konvertierung von Dateien in das PDF/A-Format und stellt somit sicher, dass Schriftstücke, Bilddateien und andere Dokumente auch in Zukunft noch formatgetreu wiedergegeben werden können. Die verwendeten ISO-Standards entsprechen den gesetzlichen Vorgaben zur rechtsgültigen Langzeitarchivierung und ermöglichen automatisierte und somit effiziente und kostengünstige Routinen im Bereich der Datenaufbewahrung.

Mit Metadaten PDF-Dokumente für Suchmaschinen optimieren​

Suchmaschinen wie Google, Yahoo und Bing sind wertvolle Lotsen im Internet-Dschungel. Deshalb haben Suchmaschinen und die entsprechende Optimierung des eigenen Web-Auftritts auch für Unternehmen eine wachsende Bedeutung. Das Ranking in der jeweiligen Suche ist stark abhängig von den verwendeten Stichworten und Themen - dies gilt sowohl für Webseiten als auch PDF-Dateien. Bei letzteren spielen Metadaten eine wichtige Rolle, diese werden ebenfalls berücksichtigt und bei der Darstellung der Suchergebnisse übernommen. Entsprechend sollte genau überlegt werden, welche Daten an dieser Stelle hinterlassen werden.