Mehr Nachhaltigkeit durch PDF
Papiereinsparung durch Digitalisierung
Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein spielt inzwischen für alle Unternehmen eine immer größere Rolle. Dabei kommen nachhaltigem Arbeiten, Ressourcenschonung und CO₂-Neutralität eine starke Bedeutung zu.
Die Nutzung des PDF-Formats bringt hier so viele Vorteile mit, dass es getrost als eine Art „grüne Technologie“ bezeichnet werden kann. Denn die Umsetzung eines papierlosen Büros, durch das man die Ökobilanz deutlich verbessern kann, baut auch auf der Nutzung des digitalen Datenformats auf.
Digitalisierung hilft dem Klima: https://www.tagesschau.de/wirtschaft/unternehmen/digitalisierung-klimaschutz-101.html
Was ist der Vorteil digitaler Dokumente wie PDF?
PDF erhöht die Nachhaltigkeit eines Unternehmens genau dann, wenn Papier wirklich ersetzt und eingespart wird. Hier gibt es auch noch bei vielen Unternehmen Nachholbedarf, da es auch immer noch häufig vorkommt, dass digitale Dokumente schlussendlich doch ausgedruckt werden müssen. Wenn hingegen das PDF als Ersatz für Papier, Fax oder Drucker eingesetzt wird, dann ist es wirklich umweltschonend und nachhaltig. Wenn in einem Unternehmen ausschließlich digitale Dokumente eingesetzt werden, fallen zusätzlich auch Transportwege (Post), die Entsorgung des Papiers oder auch Stauraum und Akten (für die Archivierung des Papiers) weg.
Ein Unternehmen, das ganz auf Nachhaltigkeit setzt kann komplett auf PDF-Dokumente umsteigen, da es inzwischen problemlos möglich ist, alle Anträge, Verträge, Rechnungen, Beschreibungen und Marketing-Materialien grundsätzlich im PDF-Format zu erstellen.
Wie umweltbelastend ist Papier?
Allein durch das Wegfallen von Papierrechnungen erhört sich die Nachhaltigkeit eines Unternehmens enorm. Durch das Einsparen von Papier kann man sehr ressourcenschonend arbeiten. Das hängt damit zusammen, dass Papierherstellung an sich äußerst umweltbelastend ist. Für eine DIN-A4-Seite werden in der Produktion beispielsweise rund 10 Liter Wasser benötigt. Die Energiebilanz eines Büros mit hohem Paper-Verbrauch ist somit erschreckend schlecht und in den digitalen Lösungen liegt sehr viel Einsparpotenzial.
Neben der Nachhaltigkeit gibt es aber noch andere konkrete Vorteile durch die digitale Umstellung:
Der Workflow wird deutlich beschleunigt. Ein Dokument ist innerhalb von Sekunden am nächsten Ort/beim nächsten Mitarbeiter. Ein weiterer positiver Faktor ist, dass solche PDF-Dokumente maschinell ausgelesen werden können, d.h. die Bearbeitungszeit verkürzt sich und die Fehlerquellen minimieren sich. Ohnehin setzen inzwischen die meisten Unternehmen darauf, dass für Mitarbeiter das gemeinsame und effiziente Arbeiten an PDF-Dokumenten möglich ist: In der Regel sind dafür bereits gute ECM-Software Lösungen im Einsatz. Immer weniger Unternehmen setzen noch auf reine „Zettelwirtschaft“, welche ohnehin nicht mehr zeitgemäß ist.
Mehr Transparenz und effektives Arbeiten durch PDF
Ein wichtiger Pluspunkt der Nutzung von digitalen Dokumenten ist, dass es möglich ist wesentlich transparenter zu arbeiten. Transparentes Arbeiten bedeutet, dass zum einen jeder Sachbearbeiter zu jeder Zeit auf das Dokument zugreifen kann, zum anderen ist es außerdem durch OCR Technik durchsuchbar, d.h. man kann die Dokumente sekundenschnell finden. Neben dem Plus an Transparenz sind die PDF-Dokumente zusätzlich nicht an einen bestimmten Ort gebunden, was die Arbeit unheimlich flexibel macht. Außerdem laufen Compliance und revisionssichere Archivierung automatisch ab wenn Sie ein intelligentes ECM-System nutzen. Die Nachhaltigkeit im Unternehmen durch den Verzicht auf Papier kann sich also auch positiv auf Compliance, Datenschutz und revisionssichere Archivierung auswirken.
Mehr Nachhaltigkeit durch Digitalisierung und Nutzung von PDF-Dokumenten
- Für die Herstellung von Papier (und für Lieferwege) wird die Luft verschmutzt
- Verwendung von Papier erzeugt große Mengen an Müll
- Durch den Verzicht auf Papier können Bäume geschützt werden
- Für die Herstellung von Papier wird einiges an Wasser benötigt, mit dem Verzicht auf Papier Wasser eingespart
- Mehr Nachhaltigkeit im Büro und die digitale Umstellung kommt einerseits der Umwelt zugute aber wirkt sich auch auf die Mitarbeiter positiv aus, denn das Arbeiten ist so flexibel von jedem Ort aus möglich, Entscheidungen können so auch unterwegs bequem per Tablet oder Smartphone getroffen werden
- Transportwege, Fahrtwege der Mitarbeiter reduzieren sich
- Unternehmen können sich die Kosten für ein Papier-Archiv (Miete, Heizung, Mitarbeiter usw.) sparen
- Neben der Papierherstellung ist steht der Papierausdruck an sich auch in dem Ruf umwelt- und gesundheitsbelastend zu sein: Drucker verursachen auch Feinstaubpartikel, was bei nicht ausreichender Lüftung zum Problem werden kann: https://www.quarks.de/technik/drucker-so-gefaehrlich-sind-sie-wirklich/
Mehr zu digitalen Aktenlösungen und Beispiele für die Digitale Personalakte:
Quellen:
https://www.pdfa.org/so-tragt-pdf-zu-mehr-nachhaltigkeit-bei/