Langzeitarchivierung im PDF-Format
Aufgrund der wichtigen Aufbewahrungspflichten und gesetzliche Vorgaben in Deutschland ist es für Unternehmen zwingend notwendig sich mit einer gut organisierten Langzeitarchivierung auseinanderzusetzen.
Die entsprechenden rechtlichen Vorgaben schreiben eine revisionssichere Speicherung in einem Langzeitarchiv vor, das es ermöglicht, dass die aufbewahrten Daten jederzeit wieder auffindbar und lesbar sind und das auch über lange Zeiträume hinweg. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung in allen Geschäftsbereichen branchen-übergreifend sehen sich Unternehmen und auch Behörden also vor der Herausforderung elektronische Dokumente langfristig und rechtssicher zu archivieren.
Was bedeutet Langzeitarchivierung?
Eine Langzeitarchivierung, kurz LZA bezeichnet die längerfristige Aufbewahrung digitaler Dokumente (oder allgemein Informationen). Dabei ist die Herausforderung, dass diese Dokumente auch nach langer Zeit immer lesbar sein müssen. Bei digitalen Medien gibt es die Problematik, dass trotz einer ziemlich konstante Datenqualität auch Daten evtl. nicht mehr voll zu rekonstruieren sein können und somit unwiederbringlich verloren gehen können. Es kann durch schnellen Medien- und Systemwandel passieren, dass digitale Informationen nicht mehr zugänglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten geblieben ist. Veraltete Datenformate können (auch wenn das Speichermedium selbst noch erhalten ist) möglicherweise nicht mehr zugreifbar sein. Und nicht nur der eigentliche Zugriff und die Lesbarkeit spielen eine Rolle. Zusätzlich müssen die Daten natürlich auch problemlos wiedergefunden werden. Es müssen also dringend Zusatzdaten (Metadaten) gepflegt werden, die für die spätere Datenauslesung eine Rolle spielen.
Welche Formate bieten sich zur Archivierung an?
Zur Archivierung in Unternehmen ist es zunächst einmal wichtig, dass ein durchdachtes Dokumenten-Management stattfindet und dazu gehört auch, dass alle Dokumente und Dateien, auch E-Mails und deren Anhänge in einem einheitlichen Format vorliegen. Hier bieten sich zahlreiche Datenformate an, wobei diese nicht alle eine rechtssichere Langzeitarchivierung ermöglichen. Diese ist an bestimmte Bedingungen geknüpft, welche einfache Text- , Grafik- oder E-Mail-Formate nicht erfüllen können.
Längerfristige und rechtssichere Archivierung mit PDF/A
Ein die gängigsten Methoden der elektronischen Archivierung sind die Nutzung offener Standards wie Grafikformate oder Dokumentenformate wie XML oder PDF/A. Diese Formate ermöglichen auch nach sehr langen Zeiträumen eine Lesbarkeit und wieder Auffindbarkeit und erfüllen die Bedingungen einer revisionssicheren LZA.
PDF/A ist das wichtiges Dateiformat für Unternehmen oder auch Behörden, die ihre elektronischen Dokumente rechtssicher speichern müssen. Gerade weil inzwischen Geschäftsprozesse größtenteils digitalisiert werden und auch die Unternehmenskorrespondenz und Dokumente jeglicher Art und in den unterschiedlichsten Formaten gespeichert werden muss, ist es notwendig, dass diese in ein einheitliches und revisionssicheres Datenformat überführt werden damit eine professionelle Langzeitarchivierung gewährleistet ist.
Vorteil von PDF/A als Dateiformat?
PDF/A erfüllt alle Bedingungen einer rechtssichereren Archivierung, die Dokumente bleiben originalgetreu und unveränderbar und sind zugleich zeit- und plattformunabhängig. Jedes Dokument ist für sich autark und enthält alle erforderlichen Bestandteile. PDF/A ist also das Format für die elektronische Langzeitarchivierung, dass eine langfristige Reproduzierbarkeit garantiert und somit ideal für geschäftskritische Unternehmensdokumente eingesetzt werden kann und deshalb auch in zahlreichen Branchen verwendet wird. PDF/A ist somit das wichtigste Format für die rechtssichere Archivierung bei Gerichten, Behörden und Unternehmen, auch weil es sich um die normierte Variante des PDF-Formats handelt und seit 2005 mit der Version PDF/A-1 dem internationalen Standard ISO 19005-1 für die Langzeitarchivierung entspricht.
Langzeitarchivierung mit webPDF
webPDF lässt sich im Unternehmen als zentrale Konvertierungslösung einsetzen und über Webservices in bestehende Businessumgebungen einbinden und integrieren. Damit können PDF/A-Dokumente zentral erzeugt werden und webPDF bietet über die Möglichkeit einer automatisierbaren und einheitlichen Konvertierung von Dokumenten eine perfekte Vorbereitung für eine einheitliche, rechtssichere Langzeitarchivierung von Vorgängen (alle gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung müssen erfüllt sein). Zusätzlich verfügt webPDF über eine integrierte Prüffunktion zur Validierung von PDF-Dokumenten. Damit kann sichergestellt werden, dass auch nur Dokumente in den Archivierungsprozess überführt werden, die auch tatsächlich dem offiziellen ISO-Standard entsprechen.