Kategorie: Allgemein

E-Mails in PDF konvertieren

Um eine dauerhafte und rechtssichere E-Mail-Archivierung umzusetzen ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, ein durchdachtes Konzept zu entwickeln, das festlegt in welchem Datenformat die E-Mails im Unternehmen abgelegt werden. Dafür ist es notwendig, dass alle E-Mails einheitlich aus dem Outlook (MSG) oder MIME (EML) Format in ein Archivformat wie PDF/A überführt werden. Hintergrund sind die…




Langzeitarchivierung im PDF-Format

Aufgrund der wichtigen Aufbewahrungspflichten und gesetzliche Vorgaben in Deutschland ist es für Unternehmen zwingend notwendig sich mit einer gut organisierten Langzeitarchivierung auseinanderzusetzen. Die entsprechenden rechtlichen Vorgaben schreiben eine revisionssichere Speicherung in einem Langzeitarchiv vor, das es ermöglicht, dass die aufbewahrten Daten jederzeit wieder auffindbar und lesbar sind und das auch über lange Zeiträume…




Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format

Bei Elektronischen Rechnungen hat sich in vielen Branchen das sogenannte ZUGFeRD-Format etabliert. Dieser Standard bietet eine Vereinheitlichung der Verarbeitung sowie einen automatisierbaren effektiven Ablauf für Unternehmen, Kunden und Steuerberater. ZUGFeRD 2.0 entspricht vollständig der europäischen Norm 16931 und kann damit gemäß der EU-Richtlinie 214/55/EU von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden. Damit ist ZUGFeRD…




XRechnung – Was Sie wissen sollten

Wofür wird XRechnung benötigt? Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU aus 2014 werden öffentliche Auftraggeber in Europa verpflichtet, spätestens 30 Monate nach Veröffentlichung der Norm, elektronisch Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Europäische Kommission erteilte in diesem Zuge den Auftrag eine entsprechende Norm zu erarbeiten, welche im Oktober 2017 unter der Norm EN 16931 veröffentlicht worden…




Archivierungs- und Migrationsprojekte mit webPDF

Bei sehr vielen Kunden entsteht aktuell der Bedarf unterschiedlichste Archivierungsprojekte durchzuführen. Das beruht auf der Tatsache, dass jedes Unternehmen seine E-Mails und weitere Daten rechtssicher archivieren muss. Hinzu kommt, dass auch bereits bestehende Archive oftmals vereinheitlicht werden müssen. Für diese Projekte benötigen Unternehmen und auch IT-Abteilungen häufig beratende Unterstützung oder eine Software, mit deren Hilfe…




XRechnung bei allen deutschen Behörden

Ab 2020 werden alle Rechnungen bei Behörden als German CIUS XRechnung gestellt. Seit nunmehr 8 Jahren stellen mehr und mehr Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsversand um. Das heißt, dass Rechnungen nur noch auf digitalem Weg gestellt werden können. Das kann dann beispielsweise per E-Mail oder Download geschehen. Dazu gehört natürlich, dass zunächst dem elektronischen Übermittlungsverfahren…




Einsatz unserer Software bei Partnerunternehmen

Unsere Software kann generell vielseitig eingesetzt werden. Zudem ist es auch möglich, webPDF als Partner oder Reseller zu vertreiben. Bei einer bestehenden Partnerschaft kann webPDF unter anderem in Ihre eigenen Anwendungen und Produkte mit eingebunden sein und damit als Einheit vertrieben werden. Ihre Kunden bekommen dann in der Regel nichts davon mit, dass webPDF im…


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Rechtssichere E-Mail-Archivierung in Unternehmen (2/2)

In unserem ersten Teil zum Thema E-Mail-Archivierung ging es in erster Linie darum, warum eine rechtssichere Langzeitarchivierung so wichtig ist und was die gesetzlichen Vorgaben in Deutschland sind. Wir haben gezeigt, was eine gute Archiv-Lösung mitbringen sollte und wollen jetzt im zweiten Teil dazu übergehen die Vorteile eines PDF-Archivs von E-Mails zu zeigen. Dabei stellen…




Rechtssichere E-Mail-Archivierung in Unternehmen (1/2)

Ein Großteil heutiger Unternehmenskommunikation sowie Geschäftsprozessen laufen heutzutage über E-Mail-Korrespondenzen. Selbst in Unternehmen, die nicht komplett auf das papierlose Büro setzen ist das Thema rechtsgültige E-Mail-Archivierung bzw. Langzeitarchivierung angekommen. Das bedeutet: In der Regel benötigen alle Unternehmen eine professionelle Software-Lösung, um eine gut strukturierte E-Mail-Archivierung einzuführen…




Fallbeispiel: Professionelle PDF-Lösung für Unternehmen

Was spricht für den Einsatz einer professionellen PDF Software Lösung wie webPDF? Beispiele für den Praxis-Einsatz in Unternehmen: Im Rahmen der elektronischen Personalakte (Hier zum Beispiel für drei unterschiedliche Funktionen: 1. Konvertierung Office in PDF /2. Umwandlung PDF in PDF/A und 3. Thumbnails, also Mini-Vorschaubilder erscheinen auf der ersten SeiteUmwandlung in PDF/A Rahmen einer Langzeitarchivierung…