webPDF als Komponente der Digitalen Personalakte

Automatische Konvertierung in PDF/A im Hintergrund – Gothaer Finanzholding AG führt die Digitale Personalakte von xft mit webPDF als Komponente ein.

Der Gothaer Konzern ist mit 4,4 Milliarden Euro Beitragseinnahmen und rund 4,1 Millionen Versicherten eines der größten deutschen Versicherungsunternehmen. Angeboten werden alle Versicherungssparten. Rund 5.500 Mitarbeiter sorgen für eine qualitativ hochwertige persönliche Beratung der Kunden und vielfältige digitale Services und Angebote.

Natürlich ist die Betreuung und Verwaltung der Mitarbeiter und deren Daten durch die Gothaer Personalabteilung eine Herausforderung. Leichter macht es jetzt die Digitale Personalakte von XFT mit webPDF als Komponente. Mitbeteiligt im Einführungsprozess: Die Gothaer Systems, der zentrale IT-Dienstleister des Konzerns, verantwortlich unter anderem für die Integration von Systemen. Der technische Dienstleister stellte Ende 2018 die Softwarelösung bereit.  Dabei spielt webPDF auch eine Rolle bei der Umsetzung des revisionssicheren Langzeitarchievierung aller Personaldokumente.

webPDF als Komponente der Digitalen Personalakte

Welche Auswirkungen hat der Einsatz der Digitalen Personalakte konkret für die Anwender? Johanna Brinkmann (Mitarbeiterin Bereich Personal bei der Gothaer Finanzholding AG) beschreibt das Einsatzgebiet von webPDF:

„Im Rahmen der Einführung unserer Digitalen Personalakte durch den Dienstleister xft aus Walldorf (SAP Partner) wurde uns auch die Software webPDF empfohlen. webPDF ist seither für die automatische Konvertierung in PDF/A unserer Personaldokumente verantwortlich. Mit der Komponente webPDF können Dokumente, unabhängig vom ursprünglichen Format, ganz einfach per Drag & Drop in die Akte eingecheckt werden und werden dabei automatisch in ein PDF/A gewandelt. Dank webPDF läuft der Prozess vollständig automatisch ab. Die Dokumente müssen nicht per Hand vereinheitlicht und in PDF umgewandelt werden. Da der Konvertierungsprozess im Hintergrund abläuft, gibt es bedeutend weniger Fehler. Das PDF/A-Format ist zudem für die Langzeitarchivierung unserer Personaldokumente von enormer Bedeutung. “

Vorteile der Digitalen Personalakte für das Personalwesen

Durch eine Digitale Personalakte können die Abläufe im Unternehmen übersichtlich gestaltet werden und wichtige Arbeitsschritte effizienter werden. Da sämtliche Dokumente zentral und in einem einheitlichen Format hinterlegt sind, ist ein schneller standortunabhängiger Zugriff möglich, Fragen von Mitarbeitern können so schneller beantwortet werden. Mit der xft personnel file kommen weitere Pluspunkte hinzu: so können rechtliche Vorgaben (wie  z.B. DSGVO) durch automatisierte Berechtigungssteuerung und automatisierte Aufbewahrungs- und Löschfristen gezielter einhalten werden. Die Konvertierung in das PDF oder PDF/A Format läuft zudem automatisch im Hintergrund ab. Die xft personnel file kann an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden und es stehen unterschiedliche Erweiterungen zur Verfügung.

Die Umstellung auf eine Digitale Akte in der Personalabteilung der Gothaer Finanzholding AG hat enorme Veränderungen der Arbeitsabläufe mit sich gebracht. „Vor der Einführung der Digitalen Personalakte wurde noch mit klassischen Papierakten gearbeitet. Das heißt alle Dokumente lagen im Original auf Papier in Akten vor. Die Digitale Personalakte hat enorme Verbesserung insbesondere mit Blick auf Verwaltung der Personalakten und die Zugriffssteuerung gebracht“ so Brinkmann. „Die Kolleginnen und Kollegen verwalten ca. 5500 Akten. Die Digitale Personalakteund webPDF werden aktuell bei ca. 40 Anwendern an den Standorten Köln, Hamburg, Göttingen und Stuttgart  eingesetzt.“

Wie macht sich webPDF beim Anwender bemerkbar?

„Der Anwender selbst bekommt von webPDF im Normalfall gar nichts mit, es sei denn ein Dokument kann nicht abgelegt werden, weil die Konvertierung fehlschlägt. Diese Fälle sind eher eine Ausnahme und können mit Hilfe der Kollegen aus der IT und  in manchem Fällen mit dem Support von SoftVision Development schnell gelöst werden“ beschreibt Brinkmann den Ablauf im Fall einer fehlgeschlagenen Konvertierung. „Generell kann man zum Support sagen: Wenn es ein Problem gibt, dann kommt es auch vor, dass sich xft dann auf dem kurzen Dienstweg mit SoftVision Development verständigt und die Sachlage dann auf diesem Weg schnell und unkompliziert geregelt wird“ so Marco Arcidiacono (Gothaer Systems GmbH).

Wie kam es zur Einführung der xft Personalakte mit webPDF?

Im Dezember 2018 erfolgte die Einführung der xft personnel file im Personalwesen der Gothaer Finanzholding AG. Dabei wurde ein Tool gesucht, das die Kolleginnen und Kollegen bestmöglich bei der Verwaltung unserer Personalakten unterstützt und die Verwaltung deutlich vereinfacht sowie sich dabei durch einen hohen Integrationsgrad ins SAP HCM auszeichnet. Johanna Brinkmann beschreibt das Auswahlverfahren der potenziellen Anbieter in diesem Bereich:

„Eine  Kernanforderung an die digitale Personalakte war ein hoher Integrationsgrad ins SAP HCM, das bereits seit vielen Jahren bei der Gothaer als Personalmanagementsystem in Einsatz ist. Im Rahmen einer offiziellen Ausschreibung konnte die xft personnel file hier am besten überzeugen. Direkt im Anschluss wurde auch webPDF als Komponente zur automatischen Konvertierung von Dokumenten empfohlen. “