XRechnung bei allen deutschen Behörden
Ab 2020 werden alle Rechnungen bei Behörden als German CIUS XRechnung gestellt.
Seit nunmehr 8 Jahren stellen mehr und mehr Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsversand um. Das heißt, dass Rechnungen nur noch auf digitalem Weg gestellt werden können. Das kann dann beispielsweise per E-Mail oder Download geschehen. Dazu gehört natürlich, dass zunächst dem elektronischen Übermittlungsverfahren zugestimmt wurde. Man kann von den Vorteilen eines digitalen Büros unmittelbar profitieren: Insgesamt spart man durch elektronische Rechnungen sehr viel Zeit und Geld.
Aktuelle Entwicklungen beim elektronischen Rechnungsversand in Deutschland:
Ab November 2020 müssen alle Behörden in Deutschland ihren elektronischen Rechnungslauf auf das Format XRechnung umstellen. Stichtag ist 27.11.2020. XRechnung bedeutet XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell.
XRechnung betrifft sämtliche öffentliche Einrichtungen und Behörden. Es ist dabei egal, ob der Auftragnehmer aus Deutschland oder aus einem anderen Land der EU kommt. Alle Rechnungen an die Behörden müssen im XRechnung-Format gestellt werden. (Nicht betroffen sind Firmen aus dem Bereich B2C oder B2B).
Seit EU-Richtlinie 2014/55/EU sind öffentliche Auftraggeber in Europa also verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Im Zuge dessen wurde eine Norm (EN 16931) entwickelt, die festlegt, welche Elemente eine e-Rechnung immer standardmäßig enthalten sein müssen. XRechnung ist eine XML-Datei, welche den XML-Schemavorgaben gemäß der Europäischen Norm EN 16931 voll entspricht und somit verwendet werden muss.
Die vorgesehenen XML Schemata, die zum Einsatz kommen sollen, sind UBL und CII, also Universal Business Language und UN/CEFACT Cross Industry Invoice. Nur diese beiden Syntaxen sind zulässig und die XRechnung muss in einer diese beiden Syntaxen übermittelt werden und ist auch nur dann gültig.
Hier können erste Herausforderungen entstehen, da beispielsweise SAP unter Sales and Distribution diese nicht erzeugen kann. Zukünftig kann es auch immer häufiger den Fall geben, dass Unternehmen ein visuelles Abbild der XML-Daten haben wollen. Denn es kann sein, dass neben der rein digitalen Rechnung der Wunsch besteht ein PDF (visuelles Abbild) von der Rechnung haben zu wollen. Es müssten dann entsprechende XML-Rechnungsdaten validiert werden und über eine Transformation in das HTML bzw. PDF-Format gebracht werden. Dazu stellt der Bund auch ein entsprechendes „SDK“ mit XSL-Dateien zur Verfügung als öffentliches Projekt der Behörden: https://github.com/itplr-kosit/xrechnung-visualization.
XRechnung vs. ZUGFeRD
Für den elektronischen Rechnungsversand wird bereits sehr oft das sogenannte ZUGFeRDFormat verwendet. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. ZUGFeRD 2.0 erschien im März 2019 (seit 2014 gibt es Version 1.0).
Mehr Infos bei uns im Blog:
- https://www.webpdf.de/blog/zugferd-standard-e-rechnungen-auf-dem-vormarsch/
- https://www.webpdf.de/blog/zugferd-neuer-standard-fuer-elektronische-rechnungen/
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) besteht aus Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland und besteht seit 2010. Mehr zur FeRD-Organisation hier.
ZUGFeRD gilt als elektronisches Rechnungsdatenformat. Das Format ist ein hybrides Datenformat, da es in einem PDF (genauer PDF/A-3) Rechnungsdaten im XML-Format integriert. Somit können die Daten (wie Betrag, Rechnungsnummer) problemlos ausgelesen werden. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob eine PDF-Datei oder ein XML-Datensatz bei der Weiterverarbeitung genutzt werden soll.
Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.0 basiert zwar auch auf der Norm EN 16931. Aber: Grundsätzlich soll die XRechnung der zentrale Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland werden. Hier muss man die kommenden Entwicklungen noch abwarten. Es soll darum gehen, einen gemeinsamen, einheitlichen und verbindlichen technischen Standard zu schaffen, was sich für alle Auftragnehmer und -geber vorteilhaft auswirken wird. Natürlich gibt es neben XRechnung auch andere e-Rechnungsstandards, aber XRechnung ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben.
Wie wird auf XRechnung umgestellt?
Es gibt Konvertierungslösungen, die aus jeder Rechnung eine XRechnung machen können. Dies geschieht in der Regel aus einem ERP-System von Microsoft, SAP, Oracle o.ä. heraus. Die Konvertierungslösung wird benötigt, wenn die ERP-Systeme kein UBL oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice anbieten. Die dann erstellte XRechnung wird dann als E-Mail oder De-Mail mit XML-Attachment, EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach)/VPS (Virtuelle Poststelle des Bundes) versendet oder ergibt sich durch ein ausgefülltes Online-Formular.