DLM – Lebenszyklus von Dokumenten

Compliance Anforderungen: Einem umsichtigen DLM (Document Lifecycle Management) kommt eine wichtige Bedeutung zu

Der komplette Weg eines Dokumentes, von der Entstehung, über Speicherung und Archivierung bis zur Entsorgung, bedarf einer genauen Verfolgung, um eine Revisionssicherheit zu gewährleisten. Gerade in Zeiten der steigenden Flut an elektronischen Dokumenten bedeutet das für Unternehmen eine Mammutaufgabe, die viele Ressourcen einfordert. Für Entlastung sorgt der Rückgriff auf das PDF-Format zur Vereinheitlichung und das PDF/A Format zur Langzeitarchivierung.

Es ist häufig ein langer Weg von der Entstehung bis zur vollständigen Entsorgung eines elektronischen Dokumentes und die absolute Zahl solcher Dokumente nimmt rapide zu. Die direkte Folge für Unternehmen: dem DLM kommt eine immer zentralere Bedeutung zu. Dokumente verschiedenster Formate und Herkunft müssen gespeichert und zum Teil archiviert werden – und das alles unter Beachtung von Revisions- und Rechtssicherheit.

Dokumente, die in unterschiedlichen Format entstehen und im Unternehmen zusammenlaufen – ob über Emails oder das Einscannen von Papier-Dokumenten – können zu Unübersichtlichkeit bis hin zu chaotischen Zuständen führen. Um hier eine Einheitlichkeit herzustellen und eine strukturierte Speicherung der verschiedenen Dokumente zu gewährleisten, ist die automatisierte Umwandlung der Dateien in das PDF-Format – beispielsweise mit webPDF – ein probates Mittel. Mit der serverbasierten Lösung lässt sich eine automatisierte Vereinheitlichung etablieren, welche die eingehenden Dateien in unterschiedlichen Formaten ins Format PDF oder für die gesetzeskonforme Archivierung ins Format PDF/A konvertiert.

Letzteres dient als wichtigster Baustein für die Langzeitarchivierung. Geschäftskritische Unternehmensdokumente unterliegen häufig einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, daher muss hinsichtlich des Dateiformates eine langfristige Reproduzierbarkeit garantiert sein. Da PDF/A-Format gewährleistet diese Reproduzierbarkeit und sorgt dafür, dass elektronische Dokumente ihr Erscheinungsbild und ihre Lesbarkeit dauerhaft behalten – anwendungs- und systemunabhängig. Dabei kann webPDF als Gateway zum Langzeitarchiv fungieren, um sicherzustellen, dass dort nur Dokumente landen, die dem PDF/A-Standard entsprechen. Auf diese Weise sind Unternehmen auf der sicheren Seite, bis die Halbwertzeit des elektronischen Dokumentes tatsächlich abgelaufen ist – und es zur endgültigen Entsorgung kommt.