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GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Bei den Stichworten Elektronische Archivierung und E-Mail-Archivierung muss man sich als Unternehmen immer mit der sogenannten GDPdU beschäftigen. Diese Abkürzung steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Spätestens wenn eine steuerliche Betriebsprüfung ansteht, kommt die Frage auf: Welche Regeln gibt es zur Aufbewahrung von digitalen Unterlagen? Diese sind durch eine Verwaltungsanweisung des




Was ist Hybride Archivierung? Zusatz zu PDF/A-3

Kleiner Zusatz zu unserer PDF-Reihe: PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil1: PDF/A-1 PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 2: PDF/A-2 und PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 3: PDF/A-3   Wie die PDF Association berichtet, bietet der dritte Normteil von PDF/A nun die Möglichkeit zur „hybriden Archivierung“. Unter diesem




PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 3: PDF/A-3

Der dritte Teil unserer Reihe zum Thema PDF/A behandelt das PDF/A-3 Format, welches als aktueller Standard in Bezug auf Archivierung und E-Rechnungen gilt. Das bedeutet aber nicht, dass die Formate PDF/A-1 oder PDF/A-2 (verlinken) keine Gültigkeit mehr hätten oder nicht mehr verwendet werden dürften. Je nach Einsatzzweck, können die bisher verwendetet PDF Formate weiterhin völlig




PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 2: PDF/A-2

Wie bereits im ersten Teil unserer Blogreihe „PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 1: PDF/A-1“ beschrieben, wird das PDF/A-Format (A=Archiv) bereits sehr erfolgreich für die Archivierung von Daten eingesetzt. Die Vorteile sprechen in jedem Fall für das PDF/A als Format und so hat es sich bei Unternehmen, inzwischen auch bei Ämtern und Verwaltungen,




PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil1: PDF/A-1

Seit vielen Jahren hat sich das PDF (Portable Document Format) etabliert, um Dokumente in einer Form übermitteln zu können, die übergreifend funktioniert. Elektronische Dokumente können so originalgetreu weitergegeben und unabhängig von Betriebssystemen oder Programmen geöffnet und gedruckt werden. Der Autor kann vorher festlegen in welcher Form das Dokument sichtbar sein soll. Alle Probleme, die sonst




Langzeitarchivierung aus SAP mittels PDF/A

Zahlreiche Unternehmen nutzen Software von SAP, um ihre Dokumente zu verwalten. Auf diese Weise ist es selbst bei großen Datenmengen möglich, effiziente Strukturen zu schaffen. Wenn es jedoch notwendig ist, die Dateien langfristig zu archivieren, können einige Probleme auftreten. Jedoch bietet webPDF eine Konvertierungssoftware an, die auch für diesen Bereich eine passende Lösung bietet. Damit




Alles rechtens: PDF/A in Justiz und Verwaltung

Mit Einführung der E-Akte in immer mehr Behörden, sollen Abläufe in der Verwaltung modernisiert werden. Dabei übernimmt auch das Portable Document Format/A (PDF/A) eine entscheidende Rolle. Der Ruf nach einem zeitgemäßen Arbeitsplatz hat nun auch Behörden aus den Bereichen der Justiz und Verwaltung erreicht. Dies ist nicht nur dem Wunsch der Mitarbeiter geschuldet, die auf




Langzeitarchivierung: Lesetipp zum Thema PDF/A

Wozu PDF/A? Die normierte Variante des herkömmlichen PDF-Formates wurde Ende 2005 – in seiner ursprünglichen Version PDF/A-1 – als internationaler Standard ISO 19005-1 etabliert und ist seit Juli 2011 beziehungsweise Oktober 2012 in den erweiterten Versionen PDF/A-2 und PDF/A-3 erhältlich – ebenfalls als ISO-Standard. Seitdem bildet das PDF/A-Format für viele Unternehmen die Grundlage zu einer unkomplizierten




DLM – Lebenszyklus von Dokumenten

Compliance Anforderungen: Einem umsichtigen DLM (Document Lifecycle Management) kommt eine wichtige Bedeutung zu Der komplette Weg eines Dokumentes, von der Entstehung, über Speicherung und Archivierung bis zur Entsorgung, bedarf einer genauen Verfolgung, um eine Revisionssicherheit zu gewährleisten. Gerade in Zeiten der steigenden Flut an elektronischen Dokumenten bedeutet das für Unternehmen eine Mammutaufgabe, die viele Ressourcen




Archivierung von E-Mails – So machen Sie es richtig

Die E-Mail hat längst anderen Kommunikationsformen, wie dem Brief oder dem Fax, den Rang abgelaufen – auch und vor allem im Arbeitsalltag. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Kommunikationsfluss wird rapide beschleunigt und erleichtert. Einzelne Empfänger oder auch große Empfängergruppen können in Sekundenbruchteilen überall auf der Welt erreicht und mit Informationen versorgt werden. Vor