PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 3: PDF/A-3

Der dritte Teil unserer Reihe zum Thema PDF/A behandelt das PDF/A-3 Format, welches als aktueller Standard in Bezug auf Archivierung und E-Rechnungen gilt. Das bedeutet aber nicht, dass die Formate PDF/A-1 oder PDF/A-2 (verlinken) keine Gültigkeit mehr hätten oder nicht mehr verwendet werden dürften. Je nach Einsatzzweck, können die bisher verwendetet PDF Formate weiterhin völlig ausreichen. Die PDF-Anzeigeprogramme sind immer rückwärtskompatibel, das heißt PDF/A-1 ist weiterhin gültig, auch wenn es weiterentwickelte PDF-Formate gibt. Trotzdem gilt PDF/A-3 als das derzeitige Standardformat.

Dokumente originalgetreu und rechtssicher mit PDF/A archivieren

Heutzutage arbeiten jedes größere Unternehmen mit einem Dokumenten Management System (beispielsweise IBM Notes oder SAP). Damit werden unter anderem E-Mails geordnet, bearbeitet und Arbeitsprozesse organisiert. Die Daten, E-Mails, Anhänge und Dokumente müssen aber irgendwie langfristig gespeichert werden. Die Daten sollten immer in eine ordentliche, digitale Langzeitarchivierung überführt werden. Und alles, was in diesem Langzeitarchiv gespeichert ist, muss jederzeit wieder gut auffindbar sein und geöffnet werden können. Und das unabhängig davon, wieviel Zeit vergangen ist und welche technischen Voraussetzung dann herrschen. Wenn alle Daten in einem solchen Archiv liegen (revisionssicher und barrierefrei), erfüllt man alle gesetzlichen Vorgaben (Stichwort Aufbewahrungsfrist) und beschleunigt nebenbei Arbeitsabläufe.

Was unterscheidet PDF/A-3 von den Vorgängerformaten PDF/A-1 und PDF/A-2?

Die PDF/A-Formate wurden nach und nach immer weiter ergänzt, so dass PDF/A-3 eine Erweiterung zu PDF/A-2 darstellt. Mit PDF/A-3 können nun beliebige Dateitypen eingebettet werden. Das bietet einen wichtigen Vorteil, da sich so die Handhabung der Dokumente deutlich vereinfacht hat. Es ist ohne weiteres möglich, Originaldaten (XML, CAD) hinzuzufügen. Neben den schon im Vorgängerformat möglichen Features, kann man PDF/A-3 weiterhin ideal als langzeitsicheres Archivformat verwenden, es aber auch mit Quellformaten versehen.

PDF/A-3: Zusätzlich zur PDF/A-Datei kann man auch Originaldateien speichern

Der dritte Normteil des Langzeitarchivierungsformats PDF/A-3 wurde als ISO-Norm 19005-3 2012 veröffentlicht und erlaubt nicht nur PDF/A-konforme Dateianhänge. Es können auch alle Dateitypen als Anlagen mit eingebettet werden. Dabei werden die Dateianhänge entweder einem Dokument, einem Teil davon oder einer Seite zugeordnet.

Um zwei Objekte zu archivieren und dabei nur auf EIN digitales Objekt zugreifen zu müssen, wurde die Möglichkeit entwickelt, einen sogenannten Container zu erstellen. Dieser Container enthält dann die Originaldaten und zusätzlich ein PDF/A-Dokument, das zur Langezeitsicherung gedacht ist. So hat es sich beispielsweise eingebürgert, zusammen mit einer Geburtsurkunde (die als PDF/A langezeitarchiviert ist)  auch noch eine signierte XML-Datei abzulegen.

Die Container-Funktion kann auch bei der E-Mail-Archivierung sehr hilfreich sein. Denn dann kann man E-Mails zusammen mit ihren Anhängen nach PDF/A konvertieren, um alles in ein Langzeitarchiv zu überführen. Beim PDF/A-3-Format liegen die Originalformate der Attachements (beispielsweise OpenOffice oder Microsoft Office: Textdateien, Excel-Listen) eingebettet in der archivierten E-Mail.

E-Rechnungen mit PDF/A-3

PDF/A-3 wurde nun also mit einer Container-Funktion erweitert. So ergeben sich auch erstmals mehr Möglichkeiten für E-Rechnungen, denn mit PDF/A-3 können lesbare Daten im XML-Format hinterlegt werden und zusätzlich als archivtaugliche PDF-Rechnung abgelegt werden. Seit dem Juni 2014 gibt es dazu den sogenannten ZUGFeRD Standard, der auf dem PDF/A-3 Format aufgebaut wurde. Mit PDF/A-3 ist es also möglich, eine PDF-Rechnung zu erstellen, die optimal für eine Langzeitarchivierung geeignet ist.

Hier finden Sie einen ausführlichen Leitfaden PDF/A 3 als Trägerformat für ZUGFeRD.

Es haben sich, neben PDF/A außerdem verschiedene Unterformen, je nach Einsatzzweck herauskristallisiert. Diese PDF-Unterformate werden wir in den nächsten Blogartikeln dieser PDF-Reihe näher beschreiben:

  • PDF/X und PDF/VT: Druckindustrie
  • PDF/UA: Barrierefreie PDFs
  • PDF/E: Technische Dokumente
  • PDF/H: Gesundheitswesen
  • PDF/A im Vergleich mit TIFF