Um eine dauerhafte und rechtssichere E-Mail-Archivierung umzusetzen ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, ein durchdachtes Konzept zu entwickeln, das festlegt in welchem Datenformat die E-Mails im Unternehmen abgelegt werden. Dafür ist es notwendig, dass alle E-Mails einheitlich aus dem Outlook (MSG) oder MIME (EML) Format in ein Archivformat wie PDF/A überführt werden. Hintergrund sind die…
Eines der größten und bekanntesten Versicherungsunternehmen Deutschlands nutzt seit 2019 webPDF als Konvertierungslösung. Das Familienunternehmen ARAG beschäftigt heute mehr als 4.100 Mitarbeiter, hat seine zwei Hauptsitze in Düsseldorf sowie München und ist in 19 Ländern aktiv. Man kann sich vorstellen, dass bei solchen Unternehmen täglich sehr große Mengen an E-Mail-Kommunikation (intern wie extern) stattfindet. Dabei…
Bei sehr vielen Kunden entsteht aktuell der Bedarf unterschiedlichste Archivierungsprojekte durchzuführen. Das beruht auf der Tatsache, dass jedes Unternehmen seine E-Mails und weitere Daten rechtssicher archivieren muss. Hinzu kommt, dass auch bereits bestehende Archive oftmals vereinheitlicht werden müssen. Für diese Projekte benötigen Unternehmen und auch IT-Abteilungen häufig beratende Unterstützung oder eine Software, mit deren Hilfe…
In unserem ersten Teil zum Thema E-Mail-Archivierung ging es in erster Linie darum, warum eine rechtssichere Langzeitarchivierung so wichtig ist und was die gesetzlichen Vorgaben in Deutschland sind. Wir haben gezeigt, was eine gute Archiv-Lösung mitbringen sollte und wollen jetzt im zweiten Teil dazu übergehen die Vorteile eines PDF-Archivs von E-Mails zu zeigen. Dabei stellen…
Ein Großteil heutiger Unternehmenskommunikation sowie Geschäftsprozessen laufen heutzutage über E-Mail-Korrespondenzen. Selbst in Unternehmen, die nicht komplett auf das papierlose Büro setzen ist das Thema rechtsgültige E-Mail-Archivierung bzw. Langzeitarchivierung angekommen. Das bedeutet: In der Regel benötigen alle Unternehmen eine professionelle Software-Lösung, um eine gut strukturierte E-Mail-Archivierung einzuführen…
In dieser Video-Anleitung können Sie sehen, wie man mit webPDF E-Mails im Outlook (MSG) oder MIME (EML)-Format in PDF konvertieren kann. Dabei bleiben Textformatierungen und Grafikelemente erhalten. Sie können ihre E-Mails so in ein PDF umwandeln, dass die Nachricht genauso anzeigt wie sie auch der E-Mail-Client anzeigt. Im Video sehen Sie, wie wir ein E-Mail…
Bei den Stichworten Elektronische Archivierung und E-Mail-Archivierung muss man sich als Unternehmen immer mit der sogenannten GDPdU beschäftigen. Diese Abkürzung steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Spätestens wenn eine steuerliche Betriebsprüfung ansteht, kommt die Frage auf: Welche Regeln gibt es zur Aufbewahrung von digitalen Unterlagen? Diese sind durch eine Verwaltungsanweisung des…
Moderne Herausforderungen: Probleme mit Datenflut oder E-Mail-Archivierung. Effektiv lässt es sich mit PDF-Dokumenten arbeiten. Die digitale Arbeitswelt hat die Arbeitsabläufe für kleine, große und mittelständische Betriebe verändert. Heute laufen ein Großteil der Kommunikation sowie der Austausch an Daten und Informationen auf elektronischem Wege ab. In vielerlei Hinsicht kann man so viel Zeit sparen – die…
Im Gesundheitssektor ist eine vertrauensvolle Kommunikation zwischen Versicherungsnehmern und Krankenkassen das A und O. An zentraler Stelle steht dabei der E-Mail-Verkehr: Die tagtägliche E-Mail-Flut auf der einen Seite – gesetzliche Anforderungen an Sicherheit und Archivierung auf der anderen – stellen Mitarbeiter und IT-Abteilungen vor besondere Aufgaben. Ein professionelles E-Mail-Management kann Krankenkassen bei der Bewältigung aktueller…
Die E-Mail hat längst anderen Kommunikationsformen, wie dem Brief oder dem Fax, den Rang abgelaufen – auch und vor allem im Arbeitsalltag. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Kommunikationsfluss wird rapide beschleunigt und erleichtert. Einzelne Empfänger oder auch große Empfängergruppen können in Sekundenbruchteilen überall auf der Welt erreicht und mit Informationen versorgt werden. Vor…