Archivierungs- und Migrationsprojekte mit webPDF
Bei sehr vielen Kunden entsteht aktuell der Bedarf unterschiedlichste Archivierungsprojekte durchzuführen. Das beruht auf der Tatsache, dass jedes Unternehmen seine E-Mails und weitere Daten rechtssicher archivieren muss. Hinzu kommt, dass auch bereits bestehende Archive oftmals vereinheitlicht werden müssen.
Für diese Projekte benötigen Unternehmen und auch IT-Abteilungen häufig beratende Unterstützung oder eine Software, mit deren Hilfe man eine professionelle und rechtssichere E-Mail-Archivierung durchführen kann. Mit unserer Software webPDF begleiten wir seit vielen Jahren Projekte rund um Langzeitarchivierung, Migration und E-Mail-Archivierung, so dass wir auf diesem Gebiet inzwischen einen reichhaltigen Erfahrungsschatz aufgebaut haben.
Rechtsichere E-Mail-Archivierung in Unternehmen
Als E-Mail-Archivierung gilt die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Rechtsichere E-Mail-Archivierung bedeutet für Unternehmen, dass aus steuerrechtlichen Gründen nicht nur Rechnungen, sondern auch sehr viele andere Daten archiviert werden müssen. Ausschlaggebend ist hier die GoBD. Alle Geschäftsprozesse müssen archiviert werden. Dazu gehören auch alle geschäftsrelevanten E-Mails. Vor allen Dingen durch den stark steigenden Absatz an Abläufen per elektronischen Rechnungsweg wird die Wichtigkeit der E-Mail-Archivierung noch mal verstärkt. Hier reicht es nämlich nicht aus, einfach E-Mails auszudrucken. Nach der GoBD müssen die Originale aufgehoben werden, also auch die E-Mail im Original. Das gilt für alle Unternehmen. Hier ist zu beachten, dass ein Backup nicht mit einem Archiv gleichzusetzen ist. Mehr zum Thema
Alle Unternehmen, egal ob Sie komplett oder teilweise auf ein digitales Büro setzen, müssen sich früher oder später damit auseinandersetzen, wie sie eine E-Mail-Archivierung durchführen sowie ein Datenarchiv umsetzen wollen. Wir empfehlen, für die längerfristige Aufbewahrung von E-Mails und Dokumenten ein PDF-Archiv anzulegen, da das PDF oder PDF/A Format sich ideal eignet, um den gesetzlichen Bestimmungen an ein Datenarchiv gerecht zu werden.
Tiff-Format oder PDF für die Archivierung nutzen?
Die früher häufig genutzten Tiff-Dokumente sind für diesen Einsatzzweck nicht mehr empfehlenswert. Somit ist PDF/A, auch ohne zwingend vorgeschrieben zu sein, zum Standardformat für Unternehmen geworden, um eine rechtsichere Archivierung umzusetzen. PDF-Dokumente sind in der Regel sicherer, kleiner und kosteneffizienter als Tiff-Dateien. Das Tagged Interchange File Format ist ein wichtiges Dateiformat für Grafiken, die verlustfrei komprimiert werden sollen. Das Format ermöglicht hier eine sehr gute Qualität, hat dafür aber eine relativ große Dateigröße. Einsatzgebiet ist vor allem dort, wo hochauflösend gedruckt werden soll. Wer hingegen Langzeitarchivierung oder E-Mail-Archivierung rechtssicher durchführen will und ein relativ großes Dokumentenaufkommen hat, kommt bei Nutzung des Tiff-Formats schnell an seine Grenzen. Hier hat sich das PDF bzw. PDF/A Format etabliert.
Vorteile von webPDF für ein PDF-Archiv
Bei der Langzeitarchivierung von geschäftlichen E-Mails und Dokumenten ergibt sich die Problematik, dass man bei einer großen Datenflut alle vorhandenen Daten in den unterschiedlichsten Formaten vereinheitlichen muss. An dieser Stelle kann man webPDF einsetzen, um ein PDF-Archiv aufzubauen. Mit dem zentralen webPDF-Server haben Sie die Möglichkeit, über 100 Dateiformate in PDF/A zu konvertieren und auf Konformität zu prüfen. Dabei benötigen Sie nicht die Original-Anwendung. Im Falle eines E-Mail-Archivs werden alle E-Mails automatisch in PDF oder PDF/A umgewandelt und stehen dann für ein rechtssicheres Archiv bereit. Mit unserer PDF Lösung webPDF haben wir in der Vergangenheit schon häufig erfolgreiche Archivierungsprojekte durchgeführt, wie unser Anwenderbericht der Techniker Krankenkasse zeigt:
Bei einer Vielzahl unserer Kunden bestehen bereits Businesslösungen, Geschäftsanwendungen oder Unternehmenssoftware in die webPDF und auch die webPDF-Webservices bequem und problemlos integriert werden können. Sollten Sie HCL Notes Domino im Einsatz haben, haben wir auch dafür die passende Lösung: Mehr zur Datenarchivierung mit Notes
Mit webPDF haben Sie ein Tool an der Hand mit dem Sie Ihre Datenbestände für das digitale Archiv vorbereiten, egal ob Sie bereits ein Archiv in Anwendung haben, mehrere Archive zusammenführen wollen oder ein Archiv von Grund auf neu aufbauen möchten. Bei allen Fragen zum Thema E-Mail-Archiv oder Langzeitarchiv sind wir der richtige Ansprechpartner.