E-Mails in PDF konvertieren
Um eine dauerhafte und rechtssichere E-Mail-Archivierung umzusetzen ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, ein durchdachtes Konzept zu entwickeln, das festlegt in welchem Datenformat die E-Mails im Unternehmen abgelegt werden.
Dafür ist es notwendig, dass alle E-Mails einheitlich aus dem Outlook (MSG) oder MIME (EML) Format in ein Archivformat wie PDF/A überführt werden. Hintergrund sind die rechtlichen Vorgaben in Deutschland. Hier sind die Regeln zur E-Mail-Aufbewahrungspflicht formuliert. Für die Archivierung von E-Mails gelten die Grundsätze des GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation), HGB (Handelsgesetzbuch), AO (Abgabenordnung) und des UstG (Umsatzsteuergesetz).
Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach DSGVO und GoBD
Für sämtliche geschäftlichen E-Mails gilt, dass sie GoBD und EU-DSGVO konform abgelegt werden müssen, d.h. eine sichere Aufbewahrung von E-Mails und Anhängen muss gewährleistet sein. Das gängigste Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag, unabhängig von der Größe des Unternehmens, ist heutzutage die E-Mail. Das bedeutet, dass auch Kleinunternehmen täglich eine Vielzahl an E-Mails empfangen und versenden und somit genauso den deutschen Aufbewahrungs- bzw. Transparenzpflichten nachkommen müssen.
Ob und in welchem Umfang ein Unternehmen eine E-Mail-Archivierungspflicht hat, hängt vom jeweiligen Tätigkeitsbereich ab, um den es sich handelt und welchen Inhalt die E-Mail hat. Wichtig ist dabei, dass die steuerrechtlichen Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails streng eingehalten und gemäß GoBD aufbewahrt werden. Denn alle E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Im Zweifel sollte daher eher mehr als zu wenig aufbewahrt werden. Hinzu kommt: Laut DSGVO muss ein transparenter Umgang mit Daten gewährleistet sein. Ausgenommen von der Aufbewahrungspflicht sind aufgrund von Datenschutz nur persönliche E-Mail-Kommunikation von Mitarbeiten sowie Gespräche zwischen Mitarbeitern und Betriebsrat oder Betriebsärzten.
Fest steht in jedem Fall: Jedes Unternehmen muss sich mit einer durchdachten und gut strukturierten E-Mail-Archivierung auseinandersetzen.
Wie lange sollten E-Mails aufbewahrt werden?
Wie lange ein Unternehmen seine E-Mails archivieren muss, kann man den Aufbewahrungsfristen im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) entnehmen. Per E-Mail versendete Handelsbriefe müsse demnach für sechs Jahre aufbewahrt werden. Wenn die E-Mails zusätzlich bestimmte Organisationsunterlagen enthalten oder steuerrechtlich relevant sind gelten sogar zehn Jahre.
E-Mail-Langzeitarchivierung: Alle Bedingungen in der Übersicht
- Alle E-Mails, samt Anhänge müssen im Originalzustand (keine Ausdrucke, keine Kopien) vorliegen
- Alle Dokumente müssen geschützt vor Manipulationen (revisionssicher = rechtssicher) sein
- Die E-Mails müssen maschinell ausgelesen werden können/ lesbar sein
- Verschlüsselte Nachrichten müssen wieder in den Originalzustand versetzt werden können
Anders ausgedrückt, alle E-Mails im Langzeitarchiv müssen vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell lesbar sein. Die E-Mails und Anhänge sollten also entsprechend auch komfortabel durchsuchbar sein, um jederzeit Inhalte wiederzufinden und Daten zu exportieren.
E-Mails einheitlich konvertieren
Um den angesprochenen gesetzlichen Anforderungen genüge zu leisten, müssen alle Unternehmen ihre E-Mails und Anhänge gemäß GoBD und DSGVO einem Langzeitarchiv zuführen. Dabei setzen die meisten auf etablierte Archivlösungen. Die gesetzlichen Vorgaben einer E-Mail-Archivierung kann man in der Regel nicht mit den üblichen E-Mail-Clients lösen. In vielen Unternehmen hat es sich aus diesem Grund etabliert alle E-Mails und Anhänge einheitlich in das PDF/A-Format zu konvertieren und in ein Langzeitarchiv zu überführen. Dazu können E-Mails zunächst mit einer Konvertierungslösung wie webPDF in ein revisionssicheres PDF/A gewandelt werden, und dann in die Archivlösung überführt werden.
webPDF lässt sich problemlos in vorhandene Unternehmensstrukturen und IT-Landschaften integrieren und einsetzen. Mit webPDF erhalten Sie eine Rundum-Konvertierungslösung für den Umgang mit E-Mails und Daten im Unternehmen. Dabei können Ihre E-Mails und Dokumente einheitlich konvertiert und die Konvertierungs- und Formatierungsprozesse zentral serverseitig gesteuert werden.
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