Otto Group nutzt webPDF für interne Recruiting Suite
Die Otto Group ist eine weltweit agierende Handels- und Dienstleistungsgruppe mit rund 52.000 Mitarbeiter*innen und einem Umsatz von 14,3 Milliarden Euro. Mit 30 wesentlichen Unternehmensgruppen ist sie in mehr als 30 Ländern Europas, Nord- und Südamerikas und Asiens präsent. Die Otto Group gehört mit einem Onlineumsatz von 8,1 Milliarden Euro zu den weltweit größten Onlinehändlern.
Genau wie in vielen anderen Unternehmen dieser Größenordnung gehen täglich unzählige Bewerberdokumente über die selbst entwickelte Recruiting Suite ein. Hinzu kommen weitere Dokumente, die während des Bewerbungsprozesses anfallen wie z.B. Vertragsdokumente und Formulare. All diese Dokumente müssen sicher und zuverlässig in ein einheitliches Datenformat konvertiert und abgelegt werden.
Otto Group nutzt webPDF als Konvertierungslösung für die eigene Recruiting Suite
webPDF als Konvertierungstool übernimmt bei der Otto Group bisher drei Aufgabengebiete erklärt Tobias Hauser, Produktmanager der Otto Group (SAP HR).
Die Haupt-Einsatzgebiete von webPDF bei der Otto Group im Rahmen der Recruiting Suite:
- Konvertierung der Bewerberdokumente
- Konvertierung weiterer Dokumente im Bewerbungsprozess inkl. Barcodes
- Merge (Zusammenfassung) aller Dokumente zu einer Bewerbermappe
„Unsere Recruiter schätzen vor allen Dingen die Möglichkeit, mit Hilfe der Bewerbermappe exakt die gewünschten Dokumente des Bewerbers ins Bewerbungsgespräch mitzunehmen. Sie können dafür die benötigten Dokumente auswählen, sortieren und sich dann eine einzige, umfassende PDF-Datei generieren lassen. Das vereinfacht vor den Bewerbungsgesprächen den Ausdruck oder auch die Mitnahme in digitaler Form.“
Tobias Hauser beschreibt die Ausgangssituation 2017:
„Bevor webPDF bei der Otto Group im Einsatz bzw. noch keine entsprechende Konvertierungslösung vorhanden war, mussten allen Führungskräften der jeweiligen Fachbereiche mehrere Programme zur Verfügung stehen, mit denen alle Datenformate der Bewerbungsdokumente geöffnet werden konnten. Die Dokumente mussten alle heruntergeladen und einzeln geöffnet werden. Durch die Konvertierungslösung webPDF ist es jetzt möglich, dass allen Führungskräften die benötigten Dokumente direkt im PDF-Format zur Verfügung stehen und direkt in unserer App (ohne Download) angesehen werden können. Gleiches gilt natürlich für das Recruitment. Das stellt eine wesentliche Arbeitserleichterung bei der Sichtung der Dokumente und gleichzeitig eine Absicherung der Arbeitsrechner dar. Wir kannten 2017 die Softwarelösung webPDF noch nicht, sind dann aber im Rahmen der DSAG, also auf dem Jahreskongress der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe 2017, auf SoftVision Development aus Fulda und die Software webPDF aufmerksam geworden. Wir fanden vor allem die Möglichkeit spannend, das Tool per API nahtlos in unsere selbst entwickelte Recruiting Suite anzubinden.“
Tobias Hauser hebt die fünf wichtigsten Vorteile von webPDF für die Otto Group hervor:
Die Vorteile von webPDF als Konvertierungstool
- Wir erhalten einheitliche Bewerberdokumente, welche über unsere Anwendungen nur mit Hilfe eines PDF-Viewers angesehen werden können.
- Die Bewerber können beliebige Dokumente im Onlinebogen hochladen, welche dann zu PDFs konvertiert werden. Somit limitiert unsere Lösung die Möglichkeiten der Bewerber nicht.
- Wir haben die Möglichkeit, PDFs nach Bedarf zusammenzufassen.
- Wir haben außerdem die Möglichkeit, Barcodes zu generieren und in unseren Prozessen zu nutzen.
- Durch die temporäre Dokumenten-Ablage auf unserem eigenen, lokalen WebPDF-Server wird automatisch ein Virenscan durchgeführt. Das erhöht die Sicherheit deutlich und bleibt dabei sehr kostengünstig.
Welche Voraussetzungen brachte webPDF mit?
„Die wichtigste Grundvoraussetzung, die das gesuchte Tool haben sollte, war eine API zur problemlosen Anbindung an unsere bestehende Software. Zusätzlich sollte die Konvertierung schnell ablaufen und verständliche Fehlermeldungen enthalten. Uns war eine zuverlässige Umwandlung von Word-Dokumenten wichtig. Außerdem musste ein eigenes, lokales Hosting (ohne Cloud-Service) möglich sein, um Datenschutzanforderungen zu erfüllen bzw. zu erleichtern. SoftVision war zu diesem Zeitpunkt mit webPDF der einzige Anbieter mit Sitz in Deutschland, der wirklich alle unsere Anforderungen erfüllte.“ fasst Tobias Hauser zusammen.
Durchweg positives Fazit nach der Einführung
„webPDF hilft uns, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und gleichzeitig den Komfort und die Sicherheit im Umgang mit tausenden Dokumenten im Recruiting-Prozess zu erhöhen. Wir werden auch bei künftigen Weiterentwicklungen, z.B. bei der automatischen Verarbeitung von E-Mail-Bewerbungen, auf webPDF setzen.“ so Tobias Hauser.
„ Die Implementierung war denkbar einfach, die API ist sehr gut dokumentiert, was uns den Einsatz zusätzlich erleichtert hat. Wir haben während und auch vor der Einführung (in unserer Testphase) sehr gute Unterstützung durch den SoftVision Support erhalten. Die Erreichbarkeit war sehr gut und die Lösungsvorschläge brachten uns zum gewünschten Ziel. Die Installation auf dem Windows-Server verlief problemlos, lediglich bei der Office-Bridge-Integration benötigten wir weitergehende Hilfe von SoftVision. Zusammenfassend können wir sagen: Wir setzen webPDF inzwischen bei über zehn Tochterunternehmen in Deutschland ein und diese nutzen die Lösung für ihre Bewerbungs- und HR-Prozesse. “