Video: Wie kann ich E-Mails in PDF konvertieren?

In dieser Video-Anleitung können Sie sehen, wie man mit webPDF E-Mails im Outlook (MSG) oder MIME (EML)-Format in PDF konvertieren kann. Dabei bleiben Textformatierungen und Grafikelemente erhalten. Sie können ihre E-Mails so in ein PDF umwandeln, dass die Nachricht genauso anzeigt wie sie auch der E-Mail-Client anzeigt.

Im Video sehen Sie, wie wir ein E-Mail Dokument mit einem Anhang konvertieren. Nach dem Upload der E-Mail und dem Klick auf „Dokument konvertieren“, wählen wir das gewünschte Format (in diesem Fall PDF/A-3b) aus. Zusätzlich wählen wir die Einstellung „Konvertierung in PDF samt Anhängen“ und erhalten schließlich das umgewandelte Dokument:

Hintergrund: Warum E-Mails in PDF umwandeln?

Es macht dann Sinn, E-Mails in das PDF-Format zu überführen wenn man eine sachgemäße E-Mail-Archivierung durchführen möchte. Das PDF als Format eignet sich dafür bestens, da die Dokumente danach nicht mehr veränderbar sind und unabhängig vom jeweiligen System angezeigt werden können.

Eine Archivierung von E-Mails ist in jedem Unternehmen notwendig, da man bestimmte rechtliche Vorgaben erfüllen muss und hinzukommt, dass es für spätere Arbeitsschritte/Nachfragen immer hilfreich ist E-Mails und die dazu passenden Dokument aufzuheben und vor allem schnell wieder auffindbar zu haben. Für jedes Unternehmen besteht also die Notwendigkeit die E-Mail-Kommunikation zu organisieren und zu archivieren.

Die E-Mail Archivierung sollte in bestem Fall automatisch erfolgen, so dass man Zeit spart und sich keine Fehler einschleichen. Hinzu kommt, dass man die Speicherkosten möglichst niedrig halten sollte. Fazit: Eine revisionssichere Archivierung im Dateiformat PDF/A ist die beste Möglichkeit, E-Mails und Anhänge in ein Langzeitarchiv zu überführen.

Professionelles E-Mail-Management mit Langzeitarchivierung

Bei der Umwandlung von E-Mails sollten PDF/A-konforme Formate verwendet werden, so dass Sie ihre E-Mails sicher archivieren können. Wenn Sie Ihren elektronischen Postverkehr (sprich alle internen und externen E-Mails) in einer Rundumlösung verarbeitet haben wollen, überzeugen diese Vorteile von webPDF:

  • Mit webPDF kann man problemlos und komfortabel Mails automatisch als PDF speichern sowie die E-Mail mit Anhang als PDF speichern
  • Die Konvertierung von E-Mails ist in nahezu allen gängigen Formaten möglich
  • Zentrale, serverseitige Steuerung der Konvertierungs- und Formatierungsprozesse
  • Alle Formatierungen und eingebetteten Grafiken können in das PDF-Format überführt werden
  • Wenn bereits Archivsysteme bestehen, ermöglicht die direkte PDF/A-Konvertierung einen unmittelbaren Anschluss daran
  • Bei der Konvertierung spielt es keine Rolle, ob die E-Mails HTML oder RTF-formatiert sind. webPDF konvertiert HTML-E-Mails (inkl. CSS) genauso wie RTF- oder unformatierte (“plain”) E-Mails