Rechtssichere E-Mail-Archivierung in Unternehmen (2/2)
In unserem ersten Teil zum Thema E-Mail-Archivierung ging es in erster Linie darum, warum eine rechtssichere Langzeitarchivierung so wichtig ist und was die gesetzlichen Vorgaben in Deutschland sind. Wir haben gezeigt, was eine gute Archiv-Lösung mitbringen sollte und wollen jetzt im zweiten Teil dazu übergehen die Vorteile eines PDF-Archivs von E-Mails zu zeigen. Dabei stellen wir unsere Archiv-Lösung webPDF detaillierter vor. Im Anschluss finden Sie dann außerdem eine Linkliste, um die gesetzlichen Vorgaben zur von E-Mail-Archivierung in Unternehmen nachvollziehen zu können.
E-Mail-Archivierung mit webPDF:
Mit webPDF haben Sie eine Software-Lösung an der der Hand mit der Sie komfortabel eine E-Mail-Archivierung durchführen können und nebenbei kann Ihr Unternehmen noch effektiver mit PDF-Dokumenten umgehen, da Sie mit dem zentralen PDF-Server alle Dateiformate in das PDF-Format konvertieren und PDF-Dokumente bearbeiten, signieren oder exportieren können.
Die PDF/A-Konvertierung und Validierungsfunktionen von webPDF erlauben eine professionelle und automatische Langzeitarchivierung all Ihrer Dokumente (egal von welchem Ursprungsformat). Mit dem PDF/A Format können Sie ein Archiv für E-Mails und andere Dokumente erstellen und alle gesetzlichen Bestimmungen problemlos erfüllen.
Sie haben mit webPDF eine perfekt organisierte Ablage von E-Mail-Dokumenten zur Hand. Alle E-Mails werden in PDF bzw. PDF/A umgewandelt. Die bei der Konvertierung verwendetet Webservices können Sie in Ihre bestehenden Unternehmenslösungen (z.B. Notes Domino, Exchange oder SAP) integrieren.
Was spricht für eine E-Mail-Archivierung mit webPDF?
- Sie erhalten mit webPDF eine Rundumlösung für die PDF-Verarbeitung Ihres gesamten elektronischen Postverkehrs
- Bei der E-Mail-Konvertierung in das PDF-Format (Umwandlung von Outlook- (MSG-) oder MIME- (EML-) Format in PDF-Dokumente) bleiben auch Textformatierungen und Grafikelemente erhalten. Die erzeugten PDF-Dokumente zeigen die E-Mails genauso an, wie sie der E-Mail-Client anzeigt.
- Mit webPDF konvertieren Sie die E-Mails entweder aus der Datei oder direkt vom Mail-Server. Exchange, IBM Domino und alle gängigen Server-Arten werden durch Integration der Webservices unterstützt.
- Sie können sowohl breit angelegte Archivierungsprozesse durchführen lassen oder gezielte Einzelkonvertierungen zentral organisieren.
- Sowohl HTML- oder RTF-formatierte E-Mails als auch sämtliche Anhänge können in PDF-Dateien übersetzt werden.
- Es werden über 100 Dateiformate (ohne Zugriff auf die Ursprungssoftware) unterstützt, um alle Anhänge einer E-Mail nach PDF oder PDF/A zu konvertieren.
- Mit webPDF können Sie problemlos E-Mails samt Anhängen trennen oder zusammenführen und damit Ihre Korrespondenzen gebündelt archivieren
- Sie können sensible Dokumente mit Digitalen Signaturen versehen
- Die direkte PDF/A-Konvertierungen ermöglicht den unmittelbaren Anschluss an Ihre bestehenden Archivsysteme
Linkliste: Gesetze zur Regelung der E-Mail-Archivierung
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html
- AO (Abgabenordnung) § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
- HGB (Handelsgesetzbuch) § 257 Aufbewahrung von Unterlagen/Aufbewahrungsfristen: http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
- DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) bzw. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) § 47 Allgemeine Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten: https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/BJNR209710017.html
Mehr zur E-Mail-Konvertierung mit webPDF oder n2pdf:
- Praxis-Beispiel Archivierung aus HCL Notes Domino
- webPDF als Rundumlösung für die PDF-Verarbeitung des elektronischen Postverkehrs
- Anwendungsbeispiel Techniker Krankenkasse: