Digitales Arbeiten: Effizienz durch professionelle PDF-Lösungen für Unternehmen
Moderne Herausforderungen: Probleme mit Datenflut oder E-Mail-Archivierung. Effektiv lässt es sich mit PDF-Dokumenten arbeiten.
Die digitale Arbeitswelt hat die Arbeitsabläufe für kleine, große und mittelständische Betriebe verändert. Heute laufen ein Großteil der Kommunikation sowie der Austausch an Daten und Informationen auf elektronischem Wege ab. In vielerlei Hinsicht kann man so viel Zeit sparen – die Arbeitswege sind schneller und effizienter geworden. Auch die Team-Kultur innerhalb eines Unternehmens ist stark in den Vordergrund gerückt. Hier haben sich unbürokratische Abläufe und der „kurze Dienstweg“ etabliert.
Einige Unternehmen setzen inzwischen sogar auf das „papierlose Büro“ und verzichten bewusst auf eine Anhäufung von Dokumenten und Unterlagen im alten Stil. Damit treten aber ganz neue Herausforderungen auf: Wie ordnet und organisiert man digitale Dokumente und sorgt dafür, dass jederzeit schnell auf alle vorhandenen Informationen zugegriffen werden kann?
Neue Herausforderungen durch digitale Dokumente
Bei der Arbeit mit digitalen Dokumenten jeglicher Art lauert immer die Gefahr, dass zu viele unterschiedliche Formate genutzt werden oder Informationen verloren gehen. Doch wie verhindert man dieses Datenchaos, gerade bei großer Datenflut? Und wie kann man Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und gleichzeitig das Teamwork fördern? Das erreicht man nur durch eine ordentliche Datenarchivierung. Nicht nur Ämter und Behörden, sondern auch Bereiche im Gesundheitssektor und Personalmitarbeiter im Human Ressource Bereich stehen vor der Aufgabe, immer effizienter und schneller arbeiten zu müssen – sie stellen somit zunehmend auf digitale Akten um. Das wiederum hat die Voraussetzung, dass eine vernünftige, rechtskonforme Datenarchivierung stattfindet.
Digitale Langzeitarchivierung als Grundlage der modernen Arbeitswelt
Sowohl die interne Kommunikation (Messenger, Mail, Intranet oder Groupware), als auch die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern läuft heute mehr und mehr smart und mobil ab. Das bedeutet, dass eine digitale Langzeitarchivierung gegeben sein muss. Eine solche Langzeitarchivierung ist die Basis einer erfolgreichen Zusammenarbeit im Team, wie sie heutzutage in jedem modernen Unternehmen gepflegt wird. Die Teamarbeit muss als Grundlage einen einheitlichen Ablauf etablieren, der die Weitergabe und das Wiederfinden von digitalen Daten und Informationen sichert. Man muss zudem einerseits bestimmte rechtliche Vorgaben erfüllen und andererseits Vorgaben der Barrierefreiheit beachten, wenn man ganz in die digitalen Arbeitsabläufe abtaucht.
Vorteile bei der Umsetzung eines digitalen Langzeitarchivs mit PDF/A
Um Arbeitsprozesse gerade in mittelständischen Betrieben unkompliziert und effizient zu gestalten, sollte der Austausch von Informationen in Form von verschiedenen Dokumenten, Anhängen und Datei-Formaten optimal geregelt sein. Ob zwischen Kunden, Anbietern, Kollegen oder Teams: Es kommt hier darauf an, dass die Kommunikation reibungslos abläuft und alle Dokumente, Anhänge und Datei-Formate problemlos ausgetauscht, geöffnet und archiviert werden können.
Wichtig für jedes größere Unternehmen ist ein Langzeitarchiv mit PDF/A. Das bedeutet: Alle digitalen Informationen und Dokumente kann man schnell wiederfinden, austauschen, für andere Teammitarbeiter bereitstellen – ohne dass Dokumente verschwinden, Dinge unwiderruflich geändert werden oder Formate nicht zu öffnen sind.
Hinzu kommt, dass man rechtlichen Vorgaben entspricht, indem man eine zuverlässige und dauerhafte Reproduzierbarkeit ermöglicht (intern und extern erstellte Dokumente können sehr unterschiedliche Formate aufweisen und keine anerkannte Rechts – und Revisionssicherheit bieten). Das erreicht man durch eine (teilweise automatisierte) Konvertierung aller Dokumente in das PDF/A Format (nach ISO-Norm 19005 seit 2005).
PDF/A verspricht als ISO-Standard Sicherheit und bringt alle Vorteile von PDF Dokumenten mit. Das heißt, Erscheinungsbild und Lesbarkeit bleibt dauerhaft erhalten. Dies auch unabhängig von jeder Anwendung oder jedem System, welches zur Dokumentenerstellung genutzt wurde. Zur Erzeugung gültiger PDF/A-Dokumente benötigen Unternehmen Tools wie webPDF. Eine solche Software kann sicherstellen, dass im Langzeitarchiv ausschließlich Dokumente archiviert werden, die dem PDF/A-Standard entsprechen und somit auch zukünftig reproduzierbar sind. Ein solches Tool bietet ergänzend auch die Möglichkeit, zu validieren, ob ein PDF-Dokument mit dem PDF/A-Standard übereinstimmt. Der ideale Einsatzbereich für ein solches Tool ist die Installation als Gateway – also als eine vorgeschaltete Instanz – zum Langzeitarchiv, mithilfe derer die ordnungsgemäße Archivierung jederzeit sichergestellt werden kann. Zusätzlich können Werkzeuge wie webPDF oder n2pdf dienlich sein für die Integration der Software in Kommunikationsplattformen wie SharePoint, SAP oder IBM Notes / Domino.
Effizienteres Arbeiten im Human Resource Bereich
Neben der Umsetzung eines rechtskonformen Langzeitarchivs für E-Mails und digitale Unterlagen bringt die digitale Arbeitswelt eine weitere Herausforderung mit, die mit PDF-Lösungen wie webPDF oder n2pdf gemeistert werden können. Dabei handelt es sich um die große Datenflut, der Unternehmen heutzutage ausgesetzt sind und die einheitlich bereitgehalten und sichergestellt werden müssen. Gerade bei der Arbeit im Personalwesen müssen große Mengen an Personaldaten gesammelt und gepflegt werden – insbesondere in mittleren und größeren Unternehmen kommt es in den Personalabteilungen inzwischen zu einer Vielzahl digitaler Daten, da die Online-Bewerbung die Bewerbung per Post weitestgehend ersetzt hat.
Allein am Beispiel eingehender Online-Bewerbungen kann man zeigen: Es ist enorm hilfreich, die Datenflut zu ordnen und zu kanalisieren. Das bedeutet, es sollte bestenfalls eine Formatvereinheitlichung stattfinden. Denn die Bearbeitung, so auch das Öffnen einzelner Dateianhänge, nimmt viel Zeit in Anspruch und viele unterschiedliche Dateiformate führen zu viel Aufwand, den man vermeiden kann.
Größtenteils sind Unternehmen dazu übergangen, Standard Online-Formulare oder Bewerbungsportale anzubieten. Hier können alle Dokumente als Dateien hochgeladen werden. Diese müssen dann vom jeweiligen Personalmitarbeiter einzeln angeklickt und (vor allem wenn es sich um unterschiedliche Dateiformate handelt) für die Archivierung vereinheitlicht, aufbereitet und verarbeitet werden. Doch diese „Recruiting-Prozesse“ können stark optimiert werden. So kann man, unabhängig davon, ob ein Unternehmen intern IBM Notes, SAP oder anderes einsetzt, mit einem AddOn der Businesslösung webPDF alle hochgeladenen Datei-Anlagen eines Bewerbers automatisch zu einem zentralen PDF Dokument zusammenfassen (samt Deckblatt und Inhaltsverzeichnis). Das erhöht die Effizienz und Übersichtlichkeit um ein Vielfaches. Hinzu kommt, dass webPDF es ermöglicht, Aussehen und Handhabung einer echten klassischen Bewerbermappe zu imitieren. Statt einzelne Dateianhänge zu öffnen, kann man dann in einem Dashboard durch ein einziges Dokument scrollen, wie beim Durchblättern einer klassischen Bewerbungsmappe.
Wenn man digitales Arbeiten im Unternehmen fördern möchte und durch innovative Software-Produkte unterstützen möchte, sind solch automatisierte Workflows für ergonomischere Handhabung im Arbeitsalltag unersetzlich. Serverbasierte Lösungen bieten Funktionen zur zentralen PDF-Erzeugung und -Verarbeitung sowie zum PDF-Export und -Druck. Sie ermöglichen nebenbei die Konvertierung von unzähligen Dateiformaten und vielseitige PDF Bearbeitungs-Funktionen, wie u.a. digitales Signieren und Zertifizieren.