GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Bei den Stichworten Elektronische Archivierung und E-Mail-Archivierung muss man sich als Unternehmen immer mit der sogenannten GDPdU beschäftigen. Diese Abkürzung steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

Spätestens wenn eine steuerliche Betriebsprüfung ansteht, kommt die Frage auf: Welche Regeln gibt es zur Aufbewahrung von digitalen Unterlagen?

Diese sind durch eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums durch die GDPdU sowie durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt.

Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff

Wichtigste Punkt der Verordnung ist die Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer. Das bedeutet, dass bei einer Betriebsprüfung immer Zugriff auf alle Daten möglich sein muss. Das heißt, der Prüfer muss die Daten einerseits lesen können aber auch auswerten können oder die Lesbarkeit muss im Rahmen einer Datenträgerüberlassung möglich sein. Für diese Datenträgerüberlassung sind unterschiedliche Formate zulässig.

GDPdU Format: Welches Format ist vorgeschrieben?

Wenn man die GDPdU einwandfrei umsetzen möchte, dann stellt sich zunächst auch die Frage, welche Dateiformate von der Finanzverwaltung als zulässig angesehen werden. Was hat man bei einer Datenträgerüberlassung bei einer Prüfung zu beachten? Der Betriebsprüfer braucht Datenzugriff und hier hat man sich an dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung zu orientieren. Wann erfüllen die Dateien von Unternehmen die Voraussetzungen der GDPdU? Hier geht es vor allem darum, dass die Finanzverwaltung mit ihrer Prüfsoftware die Daten zuverlässig lesen kann. Deshalb gelten als zulässige Dateiformate derzeit:

  • Access
  • ASCII Delimited
  • ASCII feste Länge
  • ASCII-Druckdateien
  • dBase
  • EBCDIC Daten
  • Excel
  • Lotus 123
  • SAP/AIS-Dateien
  • AS/400-Datenbeschreibungen in RDE-Datenbeschreibungen Konvertierung ist möglich

Alle anderen Formate müssen vor der Betriebsprüfung in lesbare Datenformate umgewandelt werden.

GDPdU Kasse: Welches Kassensystem ist vorgeschrieben?

Für das Finanzamt müssen bestimmte Anforderungen an Kassensysteme erfüllt sein. Während es früher reichte, Bons und Rechnungsbelege etc. aufzuheben und zu dokumentieren, müssen seit 2002 die Daten auch in elektronischer Form gespeichert werden und den Vorgaben der GDPdU entsprechen. Alle Kassensysteme müssen inzwischen entsprechend aufgerüstet sein. Da es sich hierbei um eine Anforderung des Bundesfinanzministeriums handelt, sollte es dringend für die nächste Betriebsprüfung beachtet werden. Aktuell ist es Standard, dass ein neues Kassensystem oder eine Registrierkasse „GoBD / GDPdU konform“ ist.

GDPdU Archivierung: Rechtskonforme Elektronische Archivierung durchführen

Muss eigentlich alles digital archiviert werden? Nein! Alle wichtigen Dokumente in Papierform müssen zunächst nicht digitalisiert werden. Nicht für jedes Unternehmen eignet sich ein elektronisches Archiv. Die Hauptsache ist, dass alle relevanten Daten bei einer Prüfung zur Verfügung stehen. Die meisten Systeme für Buchhaltung und kaufmännische Bereiche speichern diese wichtigen Daten und ermöglichen es, sie zu exportieren.

GDPdU BMF: Die Regeln der Aufbewahrung digitaler Unterlagen durch das Bundesfinanzministerium

Das Bundesfinanzministerium schreibt vor, wie der Datenzugriff hinsichtlich Steuern und Steuerprüfungen geregelt ist. Die GDPdU enthalten die Grundsätze, die für das Finanzamt gelten, wenn es Zugriff auf Daten bei einer digitalen Betriebsprüfung benötigt. Hier ist festgelegt, wie die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen ausgestattet sein müssen. Wichtig ist, dass ein Steuerprüfer auf die Daten zugreifen kann, sie auswerten kann und unter Umständen auch auf einem Medium einfordern kann. das geschieht auf Speichermedien wie CD-ROMs, DVDs oder Disketten.

Hier gehts zu den aktuellen Grundsätzen der Daten-Aufbewahrung, genannt GoBD