Langzeitarchivierung aus SAP mittels PDF/A

Zahlreiche Unternehmen nutzen Software von SAP, um ihre Dokumente zu verwalten. Auf diese Weise ist es selbst bei großen Datenmengen möglich, effiziente Strukturen zu schaffen. Wenn es jedoch notwendig ist, die Dateien langfristig zu archivieren, können einige Probleme auftreten. Jedoch bietet webPDF eine Konvertierungssoftware an, die auch für diesen Bereich eine passende Lösung bietet. Damit ist es möglich, alle Dateien nach dem PDF/A Standard aufzubewahren.

 

SAP – Eines der führenden Unternehmen für die Bearbeitung der Geschäftsprozesse

Der SAP-Konzern entstand 1972, als sich fünf Mitarbeiter des Computer-Produzenten IBM selbstständig machten, um ihre eigene Software zu vertreiben. Mittlerweile ist daraus der viertgrößte Software-Hersteller der Welt geworden. Das Unternehmen aus dem baden-württembergischen Walldorf hat sich darauf spezialisiert, Software-Produkte zu erstellen, die die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen erleichtern. Es gibt beispielsweise Angebote für die Buchführung, für den Vertrieb und für das Personalwesen. Viele Unternehmen verwenden auch Dokumentenverwaltungssysteme dieses Herstellers. Diese bietet die Möglichkeit, Dokumente effizient zu strukturieren und zu ordnen. Auf diese Weise werden alle Geschäftsprozesse, die auf elektronischen Daten beruhen, deutlich vereinfacht, sodass die Effizienz bei der Arbeit ansteigt. Selbst Unternehmen, die sehr große Mengen an Dokumenten erzeugen, können mit dieser Software für einfache Strukturen sorgen.

 

Langzeitarchivierung mit PDF/A

In fast allen Betrieben ist es notwendig, Dokumente dauerhaft zu archivieren. Dies ist zum einen für die internen Prozesse wichtig, da es auf diese Weise möglich ist, selbst nach langer Zeit Informationen zu vergangenen Projekten zu finden. Darüber hinaus gibt es auch gesetzliche Vorschriften für die Archivierung von Daten. Insbesondere aus steuerrechtlicher Sicht ist es wichtig, alle Belege über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren. Die klassische Form der Archivierung nutzt beschriebenes Papier. Diese Methode ist bereits seit Jahrhunderten verbreitet. Allerdings bringt dies auch einige Probleme mit sich. Einer der wesentlichen Punkte ist dabei der hohe Platzbedarf. Wenn ein Unternehmen alle Dokumente in Papierform sammelt, müssen eigens für deren Aufbewahrung spezielle Lagerräume zur Verfügung stehen. Diese müssen nicht nur ausreichend groß sein, darüber hinaus muss das Raumklima darin so beschaffen sein, dass die Dokumente nicht zerstört werden. Eine sinnvollere Lösung ist daher die elektronische Archivierung. Dabei sinkt der Platzbedarf erheblich, wodurch die Kosten ebenfalls abnehmen. Hierbei ist es wichtig, ein passendes Format zu nutzen. Dafür stehen mehrere standardisierte Alternativen zur Auswahl. Es ist beispielsweise möglich, XML-Dateien oder TIFF-Dateien zu verwenden. Besonders praktisch ist dabei jedoch das PDF/A-Format. Dieses basiert auf dem eigentlichen PDF-Standard, es erweitert diesen jedoch um einige Details, die dazu führen, dass es auch nach langer Zeit noch möglich ist, die entsprechenden Daten auszuwerten.

 

SAP-Software für die Archivierung der Daten verwenden

Die SAP-Programme kommen in vielen Betrieben zum Einsatz, um elektronische Dokumente zu ordnen. In vielen Fällen ist es jedoch notwendig, diese Daten langfristig zu archivieren. Damit haben die Dokumentenverwaltungssysteme allerdings einige Probleme. Die Software unterstützt zwar eine Vielzahl an unterschiedlichen Formaten, jedoch sind diese nicht immer für die Langzeitarchivierung geeignet. Aus diesem Grund ist es notwendig, diese zunächst in einen geeigneten Dateityp umzuwandeln. Dies ist mit der Software von SAP jedoch nicht möglich. Obwohl diese die beschriebene Funktion nicht unterstützt, können die Anwender dennoch das SAP-Programm verwenden und die Daten damit sicher archivieren. Hierfür hat das Unternehmen eine Schnittstelle eingerichtet, die es erlaubt, Zusatzprogramme für diese Aufgabe zu verwenden. Die PDF-Konvertierungssoftware von webPDF bieten hierfür eine geeignete Lösung. Diese nimmt die Dateien aus dem SAP-Verwaltungsprogramm entgegen, überprüft sie auf die Einhaltung der entsprechenden Standards und passt sie gegebenenfalls an. Das Programm erlaubt es außerdem, andere Dateitypen in PDF/A-Dokumente umzuwandeln. Anschließend übergibt die Software das Dokument wieder an das Dokumentenverwaltungssystem. Auf diese Weise ist es möglich, die effiziente SAP-Verwaltungssoftware auch für die dauerhafte Archivierung der Daten zu verwenden.