VHV Gruppe nutzt Vorschau-Funktion von webPDF
Mit Beginn des Jahres 2017 hat sich die VHV Gruppe für die Arbeit mit der Software-Lösung webPDF entschieden. Die Preview-Funktion der SoftVision Lösung webPDF als Tool wird hier eingesetzt, um mit einer Vielzahl an digitalen Akten effizienter arbeiten zu können.
webPDF überzeugte im Praxistest
Auf die Preview Funktion von webPDF wurde die VHV Gruppe durch den Walldorfer SAP-Spezialisten XFT aufmerksam. Die Software von SoftVision wird hier in Verbindung mit SAP bereits seit längerem eingesetzt und war dadurch bestens erprobt. Die Empfehlung machte die Mitarbeiter der VHV Gruppe neugierig und so wurde das Tool schließlich (auch in Konkurrenz eines anderen Produktes) einem Praxistest unterzogen. Hier konnte webPDF dann auf ganzer Linie punkten und wird nun alltäglich bei der Arbeit mit digitalen Akten eingesetzt.
„Die individuell anpassbare Software-Lösung war sofort einsetzbar, wurde problemlos eingeführt und verrichtet seitdem ohne jegliche Auffälligkeiten ihren Dienst. Die Vorschau-Funktion, die hier explizit Verwendung findet, ermöglicht dem Benutzer vor allem einen flüssigen Workflow und schnelle Übersicht bei der Suche nach Dokumenten oder Inhalten“
erklärt Andreas Schaeff (Entwickler im SAP Kompetenz-Center bei VHV solutions).
Schnelle und einfache Einführung von webPDF
„Wir konnten glücklicherweise direkt von den Erfahrungswerten von XFT profitieren und wussten im Vorfeld, wie einfach die Einführung von webPDF sein würde. Auch eine Schulung der Anwender im klassischen Sinne war nicht nötig, da webPDF für die KeyUser in der Fachabteilung absolut selbsterklärend ist. Bei der Einführung selbst gab es aus Sicht der IT schon zunächst „Bauchweh“ aus Sorge, die Anwendung könnte nicht stabil laufen. Im Zusammenspiel mit der Beratung durch SoftVision lief aber alles einwandfrei ab. Die Konvertierung der bestehenden Akten lief zweieinhalb Tage ohne irgendwelche Vorkommnisse und seit etwa 6 Monaten ist webPDF nun produktiv bei VHV im Einsatz“
fasst Andreas Schaeff den Ablauf der Einführung zusammen.
„Zuvor hatten unsere Software-Architekten webPDF genau unter die Lupe genommen und mit einem anderen Produkt verglichen. Dabei handelte es sich um eine schon im Haus verfügbare Software. Dieser Vergleich wurde sorgfältig durchgeführt und war entsprechend zeitaufwendig. Am Ende hatte bei dieser sorgfältigen Abwägung webPDF die Nase vorn. Die Vorteile lagen einfach auf der Hand: Erstens gab es ja schon eine Empfehlung von XFT und somit eine bestehende Schnittstelle, also auch eine Art How-to-Guide für uns. Dadurch war eine weitere, unter Umständen kostspielige, externe Beratung nicht nötig. Zweitens überzeugten uns die vielen weiteren Funktionalitäten von webPDF, für die wir strategisch schon Pläne für die Zukunft entwickelten, es hat einfach gut gepasst“ so Schaeff.
„Man muss außerdem im Zusammenhang mit der Einführung der Software die Unterstützung durch das Support-Team von SoftVision lobend hervorheben. Die Unterstützung durch SoftVision im Vorfeld der Einführung von webPDF war wirklich perfekt. Wir bekamen hier alle Infos, die wir brauchten schnell und zuverlässig und die Kommunikation verlief immer reibungslos. Bisher gab es ansonsten glücklicherweise keinerlei Vorkommnisse im laufenden Betrieb, bei denen weiterer Support nötig gewesen wäre.“
Wo kommt webPDF bei VHV konkret zum Einsatz?
webPDF wird bei der VHV Gruppe für die Konvertierung von PDF-Dateien in kleine Grafik-Dateien bei den digitalen Akten genutzt (sogenannte Vorschau- oder Preview-Funktion). Andreas Schaeff erklärt: „Wir nutzen webPDF, um bei unseren digitalen Personalakten Vorschaubilder sehen zu können. Wir arbeiten oft mit digitalen Akten, die hunderte Seiten haben können. Vorschaubilder sind hier vor allem deshalb nötig, um den Überblick zu behalten und alles möglichst auf einen Klick sichtbar zu haben. Aktuell haben wir webPDF erst an einem Standort eingesetzt, wobei das eine unserer wichtigsten Abteilungen, nämlich die Personalabteilung ist. Über konkrete Zeit- und Kostenersparnis kann man aufgrund der Kürze der Zeit, die wir webPDF im Einsatz haben noch nicht viel sagen. Die Arbeit ist nun definitiv leichter und übersichtlicher geworden und die Mitarbeiter sind mit webPDF sehr zufrieden, sie geben ausschließlich positives Feedback. Die Bedienung ist selbsterklärend und sehr praktikabel, die Verfügbarkeit der Vorschauleiste ist vor allen Dingen sehr schnell, was positiv hervorzuheben ist.“
Anforderungen an webPDF
„Unsere zwei Anforderungen an das zu benötigende Tool waren: Die Preview-Funktion sollte mehr Hilfe und Übersichtlichkeit bei der Dokumentensuche bieten. Die zweite sehr wichtige Anforderung an die Softwarelösung war in erster Linie Stabilität. Es sollte in jedem Fall ein 100prozentiger, zuverlässiger Ablauf beim Konvertieren der Dokumente gegeben sein. Unsere Erwartungen und unser Anspruch an webPDF wurden dahingehend in jeden Fall erfüllt. Weiterhin bietet webPDF hinsichtlich der Arbeit mit PDF Dokumenten generell viele weitere Bedienmöglichkeiten, über deren Einsatz wir bereits nachdenken“ resümiert Schaeff die Einführung von webPDF. „Hier haben wir vor allen Dingen die Stempelfunktion im Auge.“
Weitere Funktionalitäten – Ausbau der Arbeit mit webPDF ist geplant
„Seitdem wir webPDF täglich bei der Arbeit einsetzen, haben wir nun auch weitere Pläne für die Zukunft und können uns einen Ausbau mit dieser Software-Lösung sehr gut vorstellen. Aktuell nutzen etwa 10 bis 15 Anwender webPDF, wobei es in Zukunft sehr viel mehr sein sollen, also etwa 3 bis 4-mal so viele. Für die Zukunft ist unter anderem geplant, die Vorschauleiste noch zu erweitern bzw. in etwas anderer Ausprägung einzusetzen. Aktuell sieht man in der Vorschau nur die erste Seite, was zwar ausreichend ist, aber das könnte man zukünftig evtl. noch ausbauen.“ so Schaeff.
Ein weiterer Anwenderbericht über ein Unternehmen, dass die Vorschau Funktion von webPDF bereits erfolgreich einsetzt, kann man hier finden: Die webPDF-Preview Funktion für Digitale Personalakte bei nora systems in Weinheim