Alles im Blick: Die webPDF-Preview Funktion für Digitale Personalakten

Ein bekannter Hersteller von Kautschuk-Bodenbelägen setzt seit 2014 die Software Lösung webPDF von SoftVision Development ein, um bei hunderten, digitalen Personalakten die Übersicht zu behalten und Dokumente schnell finden zu können.

Kautschuk „Made in Germany“ – nora systems – Spezialist für Bodenbeläge und Bodenbelagssysteme

Die nora systems GmbH gilt als weltweit namhafter Hersteller von Fußbodenbelägen und -systemen sowie Schuhkomponenten aus Kautschuk. Das Unternehmen aus Weinheim fertigt diese Bodenbeläge und Systeme an und arbeitet so alltäglich mit Architekten oder Bauherren zusammen mit dem Ziel behagliche und ästhetische Innenräume zu entwerfen. Vor allem mit den individuellen Serviceleistungen für die Kunden punktet der Hersteller. Bei nora systems sind heute mehr als 1.000 Mitarbeiter tätig, 850 davon im Weinheimer Hauptsitz. Bei den Produkten handelt es sich in erster Linie um Premium-Qualität mit großem Nutzwert. Weltweit ist nora systems in etwa 80 Ländern aktiv tätig mit Niederlassungen in 16 Ländern.

webPDF – Bei nora systems im täglichen Einsatz

Die Verbindung zu webPDF erfolgte zunächst über den SAP-Experten xft. Das Walldorfer Unternehmen xft setzt bereits seit vielen Jahren Lösungen von SoftVision ein und sorgt damit für mehr Sicherheit bei sensiblen Daten aus SAP. xft nutzt bei der Arbeit mit elektronischen Personalakten das bewährte PDF-Format. Um die eigenen Anwendungen zu optimieren, wird dafür ein Werkzeug benötigt, welches PDF- und PDF/A-Konvertierung für MS-Office-Formate ermöglicht und Vorschaubilder für Personalakten zur Verfügung stellt. Dabei stellt das gut anpassbare Tool webPDF von Softvision Development eine ideale Lösung dar. Zudem ist webPDF ideal in Kombination mit SAP einsetzbar.

Viele moderne Unternehmen haben heute bereits ihre Arbeitsabläufe und alle dafür nötigen Dokumente digitalisiert und sparen so effektiv Zeit und Geld ein. Dabei werden auch Personaldaten sowie Mitarbeiterdokumente ausschließlich digital erfasst und verwaltet. Doch bei der alltäglichen Arbeit mit den elektronischen Akten kommt es schnell zur Problematik, dass man bestimmte Dokumente nicht wiederfindet, da die Dokumente häufig gleich benannt sind oder man in Dokumenten mit bis zu 100 Seiten einfach den Überblick verliert. Das hemmt den Workflow und verärgert die Benutzer. Hier schafft die praktische Preview-Funktion von webPDF Abhilfe.

Die nora systems GmbH hat aus diesem Grund in Zusammenarbeit mit dem SAP Experten xft aus Walldorf seine digitalen Personalakten optimiert indem sie als Software-Lösung webPDF von SoftVision integriert haben.

Einführung der Software webPDF bei nora systems

„Man muss vor allem die gute Zusammenarbeit mit SoftVision Development hervorheben“, so Torsten Bachert (IT Solution Architect bei nora systems). „Die Einführung der Lösung bei uns verlief reibungslos und Support von Softvision wurde bisher kaum  benötigt. Bei der Einführung gab es hinsichtlich der Implementierung keinerlei Schwierigkeiten“ resümiert Bachert die Produkteinführung von webPDF. „Unsere Personalakten werden vom xft-Modul zur Verfügung gestellt, der Rest läuft automatisch im Hintergrund. Die Anwender selbst werden bei der täglichen Arbeit nicht gestört und haben zunächst mit webPDF als Lösung nicht direkt zu tun, da es als Webservice Anbindung im Hintergrund läuft. So gesehen sind die Anwender natürlich auch weiterhin zufrieden, da sie keinerlei Beeinträchtigung wahrnehmen.“

Wofür wird webPDF bei nora systems eingesetzt?

„Wir nutzen webPDF, um bei unseren digitalen Personalakten Vorschaubilder sehen zu können. Wir haben ca.  1.100 Mitarbeiter weltweit und arbeiten hier im Haus mit etwa 850 Personalakten, die teilweise sogar mehr als 100 Seiten haben können. Diese wurden digitalisiert und bei dieser Umstellung kam es zu der Situation, dass Vorschaubilder benötigt wurden, um beispielsweise ein bestimmtes Dokument relativ schnell auffinden zu können. webPDF ist hierfür die ideale Lösung und bei uns seit Ende 2014 im Einsatz. Insgesamt wurden bisher ca. 36.000 Dokumente digitalisiert“

„Zwei Anforderungen vor der Einführung von webPDF waren uns besonders wichtig“, so Bachert. „Es sollte erstens leicht zu implementieren sein und zweitens wenige oder gar keine Wartungsarbeiten mit sich bringen, also einfach im Hintergrund seinen Dienst tun. Das war mit webPDF problemlos möglich. Seitdem wird es bei uns am Hauptsitz in Weinheim eingesetzt. Hier arbeiten etwa 10 Anwender mit der Software-Lösung und schätzen vor allem die sehr gute Bedienbarkeit, man kann ja quasi nichts falsch machen, es ist selbsterklärend. Die Vorteile bei der Nutzung von webPDF sind für uns, dass man jetzt alle Dokumente in einer Akte schnell findet und einen schnellen Überblick hat. Außerdem bietet webPDF hinsichtlich der Arbeit mit PDF Dokumenten sicherlich weitere interessante Bedienmöglichkeiten, über deren Einsatz wir in Zukunft auch nachdenken wollen“ fasst Bachert zusammen.

Weitere Einsatzmöglichkeiten von webPDF

webPDF kann als zentraler PDF-Server dazu genutzt werden unterschiedlichste Dateiformate in PDF Format zu konvertieren und diese anschließend komfortabel bearbeiten, signieren, exportieren oder archivieren zu können. Besonders praktisch: Die Software kann über einen beliebigen Webbrowser oder das integrierte Webportal genutzt werden oder auch auf ganz konkrete Kundenwünsche hin angepasst werden.