Mehr Sicherheit für sensible Daten aus SAP
SAP-Experte setzt bei elektronischer Personalakte auf das bewährte PDF-Format
Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen arbeiten mit SAP, und das aus gutem Grund: Es ist das funktional mächtigste Softwaresystem für betriebswirtschaftliche Anwendungen, das auf dem Markt ist. Durch die Abwicklung von Bereichen wie Buchführung, Materialwirtschaft, Controlling oder Personalwesen deckt es sämtliche Geschäftsprozesse auf einer Plattform ab. Durch Zusatzsoftwares von SAP-Partnerunternehmen kann die SAP Anwendungsplattform noch erweitert und veredelt werden und somit können die Bedürfnisse eines Unternehmens gänzlich erfüllt werden. Ein SAP-Partner aus Walldorf in Baden-Württemberg hat seine elektronische Personalakte für SAP-Systeme optimiert, indem die Lösung webPDF von SoftVision integriert wurde.
Die XFT GmbH hat sich auf die Integration und Optimierung von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert. Dabei sollen alle anfallenden Informationen – ob Dokumente, E-Mails oder elektronische Belege – in den Prozesskontext eingebunden und an einer zentralen Stelle zugänglich gemacht werden. Dazu entwickelt der Spezialist eigene Softwareprodukte auf der Basis von SAP NetWeaver und erweitert diese um individuelle Anwendungen, die speziell auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten werden. Um das Portfolio der eigenen Anwendungen weiter zu vervollständigen, suchte das Unternehmen im letzten Jahr nach einem Tool, das das Anwendungsprodukt XFT personnel file um die PDF- und PDF/A-Konvertierung für MS-Office-Formate ergänzt, sowie Vorschaubilder für in die Personalakte eingestellte Dokumente zur Verfügung stellt. „Wir arbeiten bereits mit einem Anbieter zusammen, der im PLM-Umfeld tätig ist“, erzählt Volker Kohlstetter, Vertriebsleiter bei XFT, „dessen Tool erschien uns für die Personalakte aber als zu umfangreich. Bei der Webrecherche nach einer komplementär passenden Lösung stießen wir dann auf SoftVision. Die Kommunikation klappte von Anfang an sehr gut, und nach einer Testinstallation haben wir uns schließlich für die Integration von webPDF entschieden.“ Seit dem Frühjahr 2012 nutzen bereits mehrere Kunden von XFT die Ergänzung produktiv. „Das Feedback ist bisher durchweg positiv“, sagt der Vertriebsleiter.
Mehr Möglichkeiten für die sichere Datenablage
Die serverbasierte Lösung webPDF bietet Funktionen zur zentralen PDF-Erzeugung und –Verarbeitung sowie zum PDF-Export und -Druck. Das Tool ermöglicht die Konvertierung von rund 100 Dateiformaten, zudem können Dokumente aufgeteilt oder verbunden werden, einzelne Seiten können rotiert oder gelöscht werden. Besonders bei sensiblen Daten ist das digitale Signieren und Zertifizieren interessant, was man auch bei XFT, bezogen auf die elektronische Personalakte, für sinnvoll erachtet. Außerdem ermöglicht webPDF das Setzen und Aufheben von Sicherheitseinstellungen bei PDF-Dokumenten. „Genau diese Security-Optionen waren uns bei der Auswahl des Tools besonders wichtig“, betont Volker Kohlstetter. „Die Zugriffsrechte auf einzelne Files lassen sich beispielsweise individuell auf das Drucken oder lokale Speichern des Dokuments zuweisen.“
Die Software kann über einen beliebigen Webbrowser oder das integrierte Webportal genutzt werden. Außerdem lassen sich die Dienste von webPDF in Anwendungen oder Programmiersprachen wie zum Beispiel Java, C++ oder PHP einbinden, sofern diese den Umgang mit Webservices unterstützen. „Die Installation ist wirklich einfach und auch die Performance ist sehr gut, gerade im Vergleich zu anderen Anwendungen“, sagt Volker Kohlstetter. Mit der Möglichkeit zur Erstellung von PDF/A-Files ist auch die Langzeitarchivierung kein Problem mehr, da die Dokumente damit dem ISO Standard 19005-1 entsprechen. Die Lösung webPDF konvertiert Dokumente nicht nur nach PDF/A, sondern führt auch alle notwendigen Korrekturen durch und prüft die Einhaltung des PDF/A-Standards. Weiterhin lassen sich PDF-Files in alle gängigen Grafikformate exportieren und können serverseitig gedruckt werden.
Individuelle Lösungen für spezifische Bedürfnisse
Bei XFT ist man sowohl von der Architektur der Software als auch von der Zusammenarbeit mit SoftVision begeistert. Auf Wunsch des SAP-Partnerunternehmens hat der Hersteller eine Preview-Funktion in das Produkt integriert, mit der nun Vorschaubilder der PDFs generiert werden können. „Damit erfüllt webPDF all unsere Anforderungen: die Erzeugung finaler Dokumente, die Festlegung der Zugriffsrechte und die Erstellung der Vorschaubilder“, erzählt der Vertriebsleiter. Mit dem Tool hat man bei XFT eine Software gefunden, die genau das liefert, was das Unternehmen seinen SAP-Kunden zuvor nicht bieten konnte.
Die Zusammenarbeit mit SoftVision beschreibt Volker Kohlstetter als angenehm und unkompliziert. Bei Fragen ist der Support leicht erreichbar, auch weil feste Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Dies ist einer der Gründe, warum das Unternehmen überlegt, die Zusammenarbeit weiter auszubauen. „Wir können uns vorstellen, das Tool auch in weitere Bereiche wie dem Vertragsmanagement und der Rechnungsbearbeitung einzubinden“, berichtet Volker Kohlstetter. Die Datensicherheit und der Komfort für den Anwender könnten dadurch noch weiter optimiert werden – Ziele, die beide Betriebe gemeinsam verfolgen möchten.