webPDF – kleines Tool, große Wirkung

Die serverbasierte Lösung webPDF erleichtert Anwendern den Umgang mit der notorischen Formatvielfalt und sorgt dafür, dass der Workflow innerhalb eines Unternehmens entscheidend optimiert wird.

Mithilfe von webPDF lässt sich der generelle Umgang mit PDF-Dokumenten zentral verwalten. Es ermöglicht den Nutzern, von überall – egal, ob vom PC, Notebook, Tablet oder Smartphone – auf die PDF-Funktionen zuzugreifen. Die zentrale Installation und Administration auf dem Server hilft dabei, Lizenz- und Betriebskosten zu senken.

Nicht nur die IT-Verantwortlichen in Unternehmen kennen das Problem: Die steigende Datenflut, mit der Mitarbeiter im Geschäftsalltag konfrontiert sind, sorgt auf den Festplatten für ein Durcheinander aus unterschiedlichsten Dateiformaten. Das hat nicht nur den Nachteil, dass wichtige Dokumente im Zweifelsfall nicht über sämtliche Betriebssysteme und Programme hinweg gelesen werden können, sondern birgt zusätzlich die Gefahr, dass eine rechts- und revisionssichere Archivierung geschäftskritischer Dokumente so nicht gewährleistet werden kann.

webPDF-Portal im Browser mit Dokumenten

webPDF-Portal und optische Texterkennung (OCR)

Dabei lässt sich mit relativ geringem Aufwand Abhilfe schaffen: Durch die zentrale Bereitstellung und Verwaltung von webPDF auf dem Server besteht für die Anwender im Unternehmen die Möglichkeit, problemlos aus über 100 verschiedenen Dateiformaten (wie zum Beispiel xls, doc, ppt oder odt)  PDF-Dokumente zu erstellen und diese zu bearbeiten, zu exportieren oder zu drucken. So lässt sich beispielsweise der Dokumentenvielfalt aus E-Mails begegnen: Nicht selten sorgen Dateien in den unterschiedlichsten Formaten für systemabhängige Inkompatibilität und damit für Layout-Veränderungen oder ähnlich geartete Probleme. Mit der serverbasierten Lösung lässt sich eine automatisierte Vereinheitlichung etablieren, welche die eingehenden Dateien in unterschiedlichen Formaten ins Format PDF oder für die gesetzeskonforme Archivierung ins Format PDF/A konvertiert. Dabei kann webPDF als Gateway zum Langzeitarchiv fungieren, um sicherzustellen, dass dort nur Dokumente landen, die dem PDF/A-Standard entsprechen.

Das angedeutete Potential zur Entlastung von Anwendern und Schaffung von Ressourcen innerhalb des Unternehmens durch den PDF-Server ist enorm und wird noch durch weitere Features erhöht, wie die Möglichkeit zur Integration eines digitalen Wasserzeichens im Dokument oder die Option HTML-Dokumente ins PDF-Format zu konvertieren. Der große Vorteil: Es wird keine Software auf dem lokalen Rechner benötigt, vielmehr kann von überall – also auch aus dem lokalen Netzwerk oder mobil per Notebook und Smartphone – auf ein Web-Portal zugegriffen werden, das alle PDF-Funktionen bereithält. Zusätzliche Kosten entstehen dabei nicht. Die einmalige Installation auf dem Server garantiert eine unbegrenzte Nutzung – und die Ersparnis von jeder Menge Zeit, Geld und Ärger.

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