Human Resource: Formatvereinheitlichung mit webPDF

Ob durch Lebensläufe, Informationen von Social Media-Kanälen oder Ergebnisse aus Personalgesprächen: In den Human Resource-Abteilungen heutiger Unternehmen sammeln sich Unmengen von Daten.

Um hieraus Erkenntnisse für strategische Entscheidungen im Human Resource ziehen zu können, bedarf es der Investition zeitlicher Ressourcen – die allerdings häufig an anderer Stelle eingesetzt werden müssen. Besonders zeitintensiv ist die Bearbeitung von Bewerbungen, die nicht selten in den unterschiedlichsten Dateiformaten versandt werden. Merklich Abhilfe schaffen kann hier die automatisierte Formatvereinheitlichung mit webPDF.

In Unternehmen werden jede Menge Personaldaten aus unterschiedlichsten Quellen gespeichert. Das große Problem: Es fehlt ganz einfach in den Human Resource-Abteilungen an Zeit, um hieraus strategische Entscheidungen abzuleiten, die den Unternehmenserfolg steigern. Dies zeigt sich auch ganz deutlich anhand einer weltweiten Studie von SHL – dem Global Assessment Trends Report 2013 – in der 592 HR-Experten aus Europa, den USA, China, Australien und Südafrika befragt wurden (http://bit.ly/190zoCj). Hier gaben nicht weniger als 77 Prozent der Personalverantwortlichen an, nicht zu wissen, wie sich das Mitarbeiterpotential auf den Geschäftserfolg auswirkt.

Statt sich mit strategischen Entscheidungen auseinandersetzen zu können, sind die Mitarbeiter in den Human Resource-Abteilungen vor allem mit der Bewältigung von Alltagsaufgaben beschäftigt. Viel Raum nimmt hier – gerade in mittleren und größeren Unternehmen – die Abwicklung von Bewerbungsverfahren ein, nicht zuletzt weil persönliche Dokumente, wie Lebenslauf, Zeugnisse oder Arbeitsproben in den unterschiedlichsten Dateiformaten verschickt werden. Um Layout-Veränderungen und ähnliche Probleme zu vermeiden, die durch die Inkompatibilität systemspezifischer Formate hervorgerufen werden können, müssen die Dokumente idealerweise ins PDF-Format übertragen werden. Ein Prozess der extrem zeitaufwendig ist, wenn er nicht automatisiert von statten geht.

Für erhebliche Entlastung sorgt webPDF (http://www.webpdf.net/). Die Software arbeitet automatisiert im Hintergrund und stellt eine Formatvereinheitlichung der eingehenden Dokumente sicher, indem diese in PDF-Dateien oder zur Langzeitarchivierung in PDF/A-Dateien umgewandelt werden. Durch die Implementierung von webPDF als Schnittstelle in SAP oder anderen Plattformen lassen sich Prozesse optimieren und der Workflow merklich verbessern. Das automatische Separieren, Konvertieren und Ablegen der Dateianhänge aus den Bewerbungen sorgt dafür, dass alle relevanten Mitarbeiter im Human Resource jederzeit von überall auf die Dokumente zugreifen können. Eine sinnvolle Möglichkeit, um Ressourcen zu schaffen, die an anderer Stelle effektiver eingesetzt werden könnten.