Dokumente mit Digitalen Signaturen sichern – Teil 3
Nach Teil 1 (Basics und Rechtliches) und Teil 2 (technischer Hintergrund) unserer Themenreihe über Digitale Signaturen wollen wir mit diesem dritten und letzten Teil die Verwendung mit webPDF konkret veranschaulichen.
Wie sieht die konkrete Anwendung im webPDF-Portal aus?
Mit webPDF können alle Mitarbeiter auf allen Endgeräten jedes Dokument konvertieren und PDFs anschließend digital unterzeichnen. Dafür stehen verschiedene Signaturstufen zur Verfügung. Signaturen, Zertifikate und Zeitstempel sind bei der Umsetzung einer Langzeitarchivierung gefragt. Einer elektronischen Unterschrift können Sie mit den entsprechenden Zertifikaten Rechtsgültigkeit verleihen. Mit Zeitstempeln runden Sie dann den Archivierungsprozess ideal ab.
Alle Fakten dazu:
- Mit webPDF können Sie alle wichtigen Funktionen zur digitalen Unterschrift und zur Zertifizierung von PDF-Dokumenten nutzen
- Es werden lokale und Smartcard-basierte Zertifikatsspeicher unterstützt
- Sie können Ihre PDF-Dokumente zentral servergestützt signieren
- Zeitkritische Dokumente können Sie mit Zeitstempeln versehen
Wir bringt man Digitale Signaturen mit webPDF an? Video-Anleitung
Nach dem Herunterladen eines Dokuments können Sie die Stelle festlegen, an der die Signatur angebracht werden soll. Mit dem Symbol „Feder“ kommt man dann in den Auswahldialog Signatur hinzufügen. Hier haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: Zertifikate, Erscheinungsbild (Datei verwenden), Deckkraft, Position und Zertifizierungsstufe. Zusätzlich können Sie persönliche Daten, Organisationsgaben oder Lokale Daten angeben. Nun können Sie Ihr Dokument digital unterzeichnen.
Wenn Sie auf Ausführen klicken, wird das PDF-Dokument digital signiert. Es entsteht kein neues Dokument, sondern das bestehende Dokument wird verändert. Der Dienst Digitale Signatur wird nur bei einem PDF-Dokument angewendet, nicht bei Fremdformaten.
Hintergrundwissen für Entwickler – Webservice Signature
Die Funktion zum digitalen Signieren basiert auf dem Webservice Signature. Hier geht es zu unserem technischen Coding Beispiel Signatur einfügen als Blogartikel:
Zusätzlich möchten wir generell auf unsere Kategorie webPDF Webservices verweisen, in der wir nach und nach für alle Webservices konkrete Coding Beispiele für die Nutzung mit der webPDF wsclient Bibliothek veröffentlichen.
Wofür werden Digitale Signaturen verwendet?
Mit der Funktion Signieren können Sie PDF-Dokumente digital signieren, elektronisch unterschreiben bzw. zertifizieren. Die Signatur bestätigt die Echtheit des PDFs und schützt vor Manipulationen. Wichtig sind fortgeschrittenen elektronischen Signaturen beispielsweise bei elektronischen Rechnungen oder bei einer revisionssicheren Archivierung. Wenn Sie Ihre Dokumente digital unterzeichnen möchten, können Sie den Dienst Digitale Signatur nutzen. Dafür wird ein asymmetrisches Krypto-Verfahren eingesetzt. Das sorgt dafür, dass Ihre Dokumente einwandfrei identifiziert werden können. Die Echtheit des PDFs kann so bestätigt werden. Des Weiteren werden die Dokumente durch ein Zertifikat vor Veränderungen geschützt. Mit webPDF können Sie die Zertifikate einer offiziellen Zertifizierungsstelle (Certificate Authority – kurz CA) nutzen.
Mehr Details erfahren Sie hier: