Datenarchivierung mit SAP und webPDF

Bei webPDF handelt es sich um eine professionelle PDF-Lösung die in Unternehmen eingesetzt wird, um besonders effektiv mit PDF-Dokumenten arbeiten zu können. Als ein zentraler PDF-Server kann webPDF gut dazu genutzt werden, alle möglichen Dateiformate in das plattformübergreifende PDF-Format zu konvertieren, um die Dokumente anschließend bequem bearbeiten, signieren, exportieren oder archivieren zu können. Sogar Grafiken, Scans oder Fax-Dokumente stehen dann durchsuchbar und bearbeitbar zur Verfügung. Auch eine große Flut an E-Mails kann so rechtskonform archiviert werden.

Sollte ein Unternehmen webPDF einsetzen wollen, spielt es keine Rolle, mit welchen Anwendungen es bisher arbeitet. Viele Systeme wie SAP, IBM Domino, Microsoft Exchange oder SharePoint werden bei der täglichen Arbeit eingesetzt. Hier lässt sich ein Tool wie webPDF problemlos integrieren.

Aus SAP heraus Dokumente mit PDF/A archivieren

Eine Großzahl an Firmen nutzt SAP Software zur Dokumentenverwaltung. Das spielt gerade bei großen Datenmengen eine Rolle. Doch die Archivierung der Daten ist nicht immer problemlos. Wie soll man alle Mails und Anhänge, Dokumente unterschiedlichster Art in ein Format konvertieren, so dass die Daten hinterher von jedem Nutzer (egal welche Voraussetzungen bestehen) angeschaut werden können, durchsuchbar und bearbeitbar bereit stehen und einwandfrei (rechtssicher) archiviert werden können? An dieser Stelle setzt webPDF als Konvertierungssoftware an, um alle Dateien in den PDF/A Standard zu überführen. Das alles kann automatisiert ablaufen ohne große Vorkenntnisse beim Nutzer.

Die SAP Software unterstützt eine Vielzahl an Dateiformaten. Doch sind nicht alle davon für eine Langzeitarchivierung geeignet. Mit SAP ist es nicht möglich, die Daten in eine geeignete Form zu bringen, so dass man eine zusätzliche Softwarelösung benötigt. Hier bietet sich webPDF an. Es ist dann möglich, mit dem SAP-Programm die Daten zu archivieren. Durch eine von SAP eingerichtete Schnittstelle können Zusatzprogramme (wie webPDF) dafür verwendet werden.

Die Erfahrungsberichte unserer Kunden sprechen für sich

webPDF ist ideal in Ergänzung und Kombination mit SAP Software einsetzbar. Das hat sich in vielen Kundenprojekten wie bei der Zusammenarbeit mit SAP-Experte xft GmbH bewiesen. Gerade weil unendliche viele Betriebe die SAP Software einsetzen, ist eine Kombination mit webPDF für den reibungslosen Ablauf von Buchführung, Materialwirtschaft, Controlling, Personalwesen oder auch Vertragsmanagement und Rechnungsabwicklung einfach perfekt. In Punkto Datensicherheit und Funktionalität ist die Ergänzung zu SAP mit webPDF ideal. SAP ist sehr häufig die Grundlage, wenn es um Arbeitsprozesse mit digitalen Akten geht. Hier bietet es sich an, sämtliche Dokumente und Schriftverkehr über den webPDF Server laufen zu lassen und in rechtskonformer Qualität in ein Langzeitarchiv zu überführen. Dieser Prozess kann vollautomatisch ablaufen. Alle Dokumente werden dabei in PDF/A-Dateien verwandelt.

Wie funktioniert webPDF zusammen mit SAP?

Die Konvertierungssoftware webPDF bekommt die Dateien aus dem SAP-Verwaltungsprogramm und sorgt dafür, dass alle Daten in ein passendes Standardformat überführt werden. Alle Dokumente werden in PDF/A-Dokumente umgewandelt und an das SAP Dokumentenverwaltungssystem zurückgegeben. So ist mit SAP eine rechtskonforme Langzeitarchivierung möglich, welche die Daten für eine problemlose spätere Wiederauffindbarkeit und Weiterverwendung bereitstellt.

Beispiel Elektronischer Rechnungsaustausch:

Als weitere Beispiele wo sich SAP gemeinsam mit webPDF gut einsetzen lässt, sind der elektronische Rechnungsaustausch mit SAP und ZUGFeRD. Hier kann durch die Implementierung von webPDF als Schnittstelle in SAP Arbeitsprozesse stark optimiert werden und der Workflow wird nachweislich beschleunigt und belebt. Auch, um Papierdokumente, wie Rechnungen nachträglich zu digitalisieren oder, um den Ablauf mit E-Rechnungen zu organisieren, ist der Einsatz von webPDF enorm nützlich. Denn so kann man eine Konvertierung nach PDF/A-3 mit ZUGFeRD-XML ideal umsetzen. Am Ende stehen quasi alle Rechnungen zur Weiterverarbeitung mit ZUGFeRD bereit. Über eine zentrale Schnittstelle werden dann die XML-Dateien zum Verbuchen an das SAP-System weitergegeben und können danach rechtskonform archiviert werden.

Beispiel Recruiting Prozesse beschleunigen:

Das Highlight für alle Personaler: Mit einem Klick öffnen sich alle Anhänge in einem PDF. Der Einsatz von webPDF als ein SAP Standard erweiterndes AddOn hat sich auch für Recruiting Prozesse bewährt. Dabei werden alle hochgeladenen Datei-Anlagen, die per Mail eingehen vollautomatisch zu einem zentralen Dokument zusammengefasst. So kann man eine elektronische Bewerberakte anlegen, indem webPDF als Tool zusammen mit SAP eingesetzt wird. Alle durch webPDF erstellten Dokumente entsprechen dem ISO Standard 19005. Die elektronischen Personalakten sind hinterher wieder im SAP-Recruiting-System auffindbar. Die Personalakte, in dem Fall Bewerbermappe, kann beispielsweise von überall aus, auch von mobilen Geräten und von allen relevanten Mitarbeitern eingesehen werden.