Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format
Bei Elektronischen Rechnungen hat sich in vielen Branchen das sogenannte ZUGFeRD-Format etabliert. Dieser Standard bietet eine Vereinheitlichung der Verarbeitung sowie einen automatisierbaren effektiven Ablauf für Unternehmen, Kunden und Steuerberater. ZUGFeRD 2.0 entspricht vollständig der europäischen Norm 16931 und kann damit gemäß der EU-Richtlinie 214/55/EU von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden. Damit ist ZUGFeRD für die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand bestens vorbereitet und ermöglicht das E-Invoicing gemäß Vorgabe der Europäischen Union.
Das ZUGFeRD Format
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist eine Spezifikation für das Format elektronischer Rechnungen. Gemäß der EU-Richtlinie EU/2014/55 und dem ISO-Standard EN16931 werden maschinenlesbare XML-Daten und menschenlesbare PDF-Daten zu einem E-Rechnungsformat vereint. Damit sollen die Prozesse im Rechnungswesen zukünftig komplett digital abgewickelt werden. Bei der digitalen Rechnungsabwicklung liegen die Vorteile auf der Hand, Sie ist rechtssicher, kostensparend sowie schnell und effektiv Die ZUGFeRD Version 1.0 ist am 25. Juni 2014 und die aktuelle Version 2.1 der Spezifikation ist am 24.März 2020 veröffentlicht worden.
ZUGFeRD – Die Vorteile
Mit der digitalen Bereitstellungen von Rechnungsdaten werden sowohl für Wirtschaft wie auch für die Verwaltung grundlegende Vorteile geboten. Diese sind unter anderem schnellere und effizientere Arbeitsabläufe, geringere Abwicklungskosten wie Druck-, Kuvertier- und Portokosten sowie geringere Zahlungsverzögerungen. Damit werden die Prozessschritte bei der Rechnungsbearbeitung insgesamt beschleunigt und die Fehlerquote gesenkt. Der tatsächliche Mehrwert steckt letzten Endes in der automatisierten Verarbeitung der Rechnungsinhalte, die das ZUGFeRD-Format sicherstellt.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Nutzung eines branchenunabhängigen, einheitlichen, standardisierten Formats
- Mit der Nutzung des PDF/A-3 Formats wird allen gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit entsprochen
- Kosten- und umweltschonende Übertragung der Rechnungen auf diversen elektronischen Wegen (E-Mail, Download, etc.)
- Arbeitsprozesse für Übertragung, Prüfung, Freigabe und Bezahlung lassen sich automatisieren und deutlich optimieren
Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung
Das Rechnungsabbild besteht aus einer PDF-Datei und einer XML-Datei – vom internen Prüfprozess hängt jeweils ab, welches von beiden die verbindliche Komponente ist. Teilweise gibt es auch die Form, dass die Rechnung anhand des Bildes geprüft wird und später bei der Buchung mit den strukturierten Daten gearbeitet wird.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht immer aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen in Form einer PDF-Datei und maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format. Der Rechnungsersteller sendet immer beides in Form einer PDF/A-3 Datei, der Empfänger entscheidet, ob er das PDF oder die XML-Daten verarbeitet.Mit ZUGFeRD 2.0 werden auch die Standards XRechnung sowie Factur-X 1.0 unterstützt. Weitere technische Hintergrund-Infos zum Einsatz von ZUGFeRD mit webPDF finden Sie uns unserem Benutzerhandbuch.
PDF – Das Format für den digitalen Rechnungsversand
Das PDF (Portable Document Format) ist ein transportables und plattformunabhängige Dateiformat, welches sich für elektronische Rechnungen und generell Dokumentenverkehr in der Geschäftswelt etabliert hat. Mit dem ISO genormten PDF/A-3 Format ist ein weit verbreiteter Standard für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente und die Möglichkeit Elektronischer Rechnungen geschaffen worden. Mit diesem Standard können sowohl die maschinenlesbaren Daten im XML-Format in einer Datei hinterlegt werden als auch die archivtaugliche PDF-Ausgabe der Rechnung.
ZUGFeRD XML-Daten mit webPDF verarbeiten
webPDF bietet bei der PDF/A-Konvertierung eine Unterstützung der Einbettung von XML-Daten gemäß der Spezifikationen ZUGFeRD 1.0 und 2.0 an. Zusätzlich werden die einzubettenden XML-Daten vor der Einbettung von webPDF validiert und gegen das entsprechende Schema geprüft. Bei erfolgreicher Prüfung mit gültigen XML-Daten werden diese ins PDF eingebettet und abschließend in einem ZUGFeRD konformen PDF/A-3 ausgegeben
Mit webPDF als PDF-Komplettlösung haben Sie auch die Möglichkeit, eingescannte Papierrechnungen mittels OCR nach PDF zu konvertieren und dann nachträgliche Ihre ZUGFeRD-XML Daten einzubetten um eine Elektronische Rechnungen zu erstellen. Damit wären die Dokumente für eine ZUGFeRD-kompatible Weiterverarbeitung bereit.
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