Recruiting-Prozesse optimieren

Technologieführer setzt bei SAP E-Recruiting auf „klassische Bewerbungsmappe“

Um als global agierendes Unternehmen die besten Mitarbeiter zu gewinnen, ist ein gezieltes Recruiting und Bewerbermanagement nötig. Ob via Email oder Online-Bewerberportal auf der firmeneigenen Website – viele Unternehmen bevorzugen mittlerweile elektronische Bewerbungen, da auf diese Weise Bearbeitungszeiten und -kosten gegenüber klassischen Papierbewerbungen eingespart werden können. Obwohl effizient und praktisch in der Handhabung, geht auch die elektronische Bewerbung mit bestimmten Nachteilen einher, wenn etwa jedes einzelne Bewerberdokument – vom Anschreiben, Lebenslauf und Bewerbungsfoto bis hin zu Schul- und Arbeitszeugnissen – jeweils separat zum Öffnen angeklickt werden muss. Weniger Klicks sind mehr, mag da so mancher Personaler schon gedacht haben. Ein weltweit führender Hersteller von Bremstechnologie für Schienen- und Nutzfahrzeuge setzt deshalb für ein optimiertes Recruiting auf ein den SAP Standard erweiterndes AddOn, welches alle hochgeladenen Datei-Anlagen eines Bewerbers automatisch zu einem zentralen Dokument zusammenfasst – einschließlich Deckblatt und Inhaltsverzeichnis.

Der Knorr-Bremse Konzern mit Hauptsitz in München ist der weltweit führende Hersteller von Brems- und Sicherheitssystemen für Schienen- und Nutzfahrzeuge. Als technologischer Schrittmacher treibt das Unternehmen seit über 100 Jahren richtungsweisend die Entwicklung und Produktion modernster Bremssysteme voran. Innovativ denkende Mitarbeiter – zur Zeit knapp 19.000 rund um den Globus – sind die Basis für den Erfolg des Unternehmens. Damit der Konzern nicht nur die besten Mitarbeiter bekommt, sondern diese noch dazu auf eine komfortable Art und Weise, setzt er seit kurzem ein AddOn ein, welches die Zusammenfassung aller Bewerbungsanlagen eines Kandidaten in ein zentrales Dokument ermöglicht: den projekt0708 PDF Converter für SAP ERP Human Capital Management (HCM) des IT- und Dienstleistungsspezialisten projekt0708 GmbH. Der PDF Converter ist eine Zusatzsoftware, mit der Unternehmen das SAP HCM erweitern und so passgenau auf ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden können. Die elektronische Bewerberakte für SAP E-Recruiting wurde möglich, indem das Tool webPDF von SoftVision integriert wurde. „Die SoftVision-webPDF-Lösung verschmilzt mit dem projekt0708 PDF Converter“, veranschaulicht es Maciej Galas, Geschäftsführer von projekt0708.

Die projekt0708 GmbH aus Garching bei München hat sich auf SAP HCM Beratungsleistungen – mit Schwerpunkt auf Talent Management Prozesse – spezialisiert und ermöglicht es Unternehmen, mit ihren inhouse entwickelten AddOns die Lücken im SAP Standard zu schließen.

Maximale Übersichtlichkeit

Seit Januar 2013 nutzt Knorr-Bremse nach einer Testphase nun operativ den projekt0708 PDF Converter. „Ob vom Recruiting, den Fachabteilungen oder dem Management – das Feedback ist durchweg sehr positiv“, so Franz Eisenmann, Business Process & Application Consultant Human Resources der Knorr-Bremse IT Services GmbH. „Zuvor mussten wir alle Unterlagen eines Bewerbers umständlich einzeln an- und durchklicken“, berichtet Franz Eisenmann. „Mit dem AddOn ist es nun möglich, elektronische Bewerbungen im Look-and-Feel einer klassischen Bewerbungsmappe zu präsentieren. Auch die Handhabung orientiert sich an der herkömmlichen Bewerberakte. Anstatt einzelne Dateianhänge zu öffnen, können wir nun via Dashboard durch ein einziges Dokument scrollen – vergleichbar dem Durchblättern einer klassischen Bewerbungsmappe.“ Dazu werden im Hintergrund alle hochgeladenen Anlagen eines Bewerbers in ein zentrales PDF-Dokument zusammengefasst, mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis versehen und dem Anwender zur Verfügung gestellt. „Das bedeutet für unsere Recruiter und Manager eine erhebliche Erleichterung beim Handling der Unterlagen“, freut sich Franz Eisenmann. „Die Lösung ist ungeheuer userfreundlich.“

Automatisierte Workflows für ergonomischere Handhabung

Ermöglicht wird die Zusammenfassung aller Datei-Anhänge zu einem zentralen Dokument durch das zugrundeliegende SoftVision-Produkt: Die serverbasierte Lösung webPDF bietet Funktionen zur zentralen PDF-Erzeugung und -Verarbeitung sowie zum PDF-Export und -Druck. Das Tool ermöglicht die Konvertierung von rund 100 Dateiformaten – darunter sämtliche Office- und Bildformate –, zudem können Dokumente aufgeteilt oder verbunden werden, einzelne Seiten können rotiert oder gelöscht werden. Interessant ist besonders bei sensiblen Daten das digitale Signieren und Zertifizieren. Mit der Möglichkeit zur Erstellung von PDF/A-Files ist auch die Langzeitarchivierung – etwa im Rahmen einer digitalen Personalakte –  kein Problem, da die Dokumente dem ISO Standard 19005-1 entsprechen. Sobald eine Änderung erfolgt oder Anlagen hinzugefügt werden, gewährleistet die automatische Aktualisierung der PDF-Zusammenfassung, dass stets die aktuellen Daten zur Verfügung stehen. Dabei sei „ein besonders schöner Benefit“, so Maciej Galas, „der Zugriff auf die Kandidatenmappe via Tablet z. B. im Rahmen eines Interviewtermins. Auch die nahtlose Integration der Mappe in das SAP Recruiting-System ‚in place’ ist top.“

All diese Features überzeugten den Münchener Bremsspezialisten, der sich nach der Sondierung von vergleichbaren Konkurrenzangeboten schnell für die Lösung von projekt0708 entschieden hat. „Ausschlaggebend dafür war neben dem komfortablen Handling, dass sich das Tool gut in unsere bestehende IT-Infrastruktur einfügen ließ“, erinnert sich Franz Eisenmann. „Die geschaffene Lösung ist sehr flexibel und wurde passgenau auf die individuellen Bedürfnisse von Knorr-Bremse abgestimmt“, ergänzt Maciej Galas. „Möglich wäre außerdem eine Erweiterung des PDF Converters auf elektronische Personalakten, so dass sämtliche mitarbeiterbezogenen Informationen wie Dateien, Verträge, Bilder und Anhänge zentral in einem Dokument gebündelt werden.“

Die Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister beschreibt der Bremsenspezialist als überaus erfreulich und unkompliziert. Bei Fragen ist der Support rund um die Uhr erreichbar. Dies ist auch einer der Gründe, warum das Unternehmen die Zusammenarbeit weiter ausbauen wird. „Wir werden in diesem Jahr peu à peu beginnen, den projekt0708 PDF Converter im Zuge unseres E-Recruitings-Rollouts an weiteren Standorten einzuführen“, berichtet Franz Eisenmann. Denn als technologischer Schrittmacher weiß der Konzern um die zentrale Bedeutung von stetig optimierten und harmonisierten Prozessen für den Unternehmenserfolg. Und weil dieses Ziel am besten im Team zu erreichen ist, sind auch zukünftig die Garchinger IT- und Beratungsspezialisten mitsamt ihren Partnerunternehmen mit von der Partie.