Bewerbung als PDF gestalten

Bewerbung als PDF gestalten – professionelles Format für einen professionellen Eindruck

Die Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung ist meist mit großen Mühen und viel Fleiß verbunden. Nicht nur die Recherche interessanter Arbeitgeber und vakanter Stellen kostet oftmals viel Zeit, Geduld und Nerven. Auch das eigentliche Bewerbungsverfahren verlangt Arbeitssuchenden einen gewissen Einsatz ab. Spärlich formulierte Ausschreibungen und abwechslungsreiche Anforderungen an die zu erbringenden Bewerbungsunterlagen erschweren motivierten Bewerbern die Suche. Wer sich gegen die typischen Belastungen eines Bewerbungsmarathons wappnen will, der sollte sich rechtzeitig auf diese Herausforderung vorbereiten. Nicht nur die inhaltlichen Fragen sind entscheidend. Schon die Wahl des Formates der Bewerbungsunterlagen hat großen Einfluss darauf, wie reibungslos der Prozess, aber vor allem auch wie erfolgsversprechend die eigenen Bemühungen sein werden.  Zeugnisse, Lebensläufe, Anschreiben und Arbeitsbescheinigungen müssen nicht nur inhaltlich, sondern auch formal möglichst ansprechend und hochwertig präsentiert werden. Die lose Urkundensammlung der persönlichen beruflichen Vergangenheit gilt es, zu sammeln und aufzubereiten. Wer Personaler überzeugen will, der sollte stets im Blick haben, wie er die Unterlagen gestaltet und wie er sie möglichst sicher, komfortabel und fehlerfrei an den Empfänger übermitteln kann. Da die Zeiten von Fotokopien und Briefumschlägen im Rahmen von Bewerbungsprozessen schon vor geraumer Zeit von der Onlinebewerbung per E-Mail-Anhang oder Onlinedialog abgelöst wurden, braucht es ein entsprechendes Format, das den modernen Ansprüchen gerecht wird. Die eigene Bewerbung als PDF gestalten – dies gehört zu den erfolgsversprechendsten Lösungen.

Industriestandard PDF

Der Arbeitsalltag nahezu jeder Branche wird mittels IT-gestützter Projektorganisation und -kommunikation koordiniert. Die Verschriftlichung und Übermittlung von Vorgängen und Vorhaben wird in größeren Unternehmen inzwischen so gut wie ausschließlich auf dem elektronischen Datenweg abgewickelt. Auf allen Hierarchieebenen wird verbindlich per Email kommuniziert. Damit diese Datenflut nicht ins Leere läuft, haben sich gewisse Standards durchgesetzt, die sicherstellen sollen, dass trotz der großen Vielfalt an Software und Formaten der Empfänger die Dokumente so erhält, wie sie der Absender gestaltet hat. Das PDF-Format hat sich in den letzten Jahrzehnten im Rahmen dieser Entwicklungen zur gängigen Lösung und zum absoluten Industriestandard entwickelt. Sowohl unternehmensintern wie auch -extern verlassen Dokumente die Abteilung per PDF. Alle Probleme hinsichtlich Lesbarkeit, Formatierung und Kompatibilität lassen sich vermeiden, indem digitale Schriftstücke und Grafiken per PDF übermittelt werden – das ist auch in der Personalabteilung angekommen.

Kommt mit Sicherheit gut an – lesbar und komfortabel

Erfolgreiche Bewerbungen vermitteln den Eindruck von Kompetenz, Mühe und Professionalität. Lose Einzeldokumente im Anhang der Bewerbermail, formatgestörte Anschreiben und unbekannte Dateiendungen lassen Bewerbungen scheitern. Der wichtige erste Eindruck ergibt sich nicht erst beim Bewerbungsgespräch. Schon der Doppelklick auf die angehängten Dokumente entspricht der ersten Hürde im Bewerbungsverfahren. Wer peinliche Rückfragen des Ansprechpartners und einen unseriösen Eindruck vermeiden möchte, der ist gut damit beraten, auf das Format zu setzten, welches der Empfänger der Unterlagen höchstwahrscheinlich täglich nutzt und zu schätzen weiß.

Leitfaden für die E-Mail Bewerbung

Um erfolgreich eine E-Mail Bewerbung durchzuführen, sollten Sie ein paar Punkte beachten:

  1. Es gelten für den Inhalt und Aufbau der Inhalte die gleichen Regeln wie für eine klassische Bewerbung.
  2. Auch wenn die E-Mail ein schnelles Kommunikationsmedium ist, versuchen Sie bei einer E-Mail-Bewerbung den Eindruck zu vermeiden, die Bewerbung sei “zusammengeschustert”.
  3. Formulieren Sie immer zielgerichtet und individualisiert auf die Stelle, auf die Sie sich bewerben. Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen, die für jede Bewerbung stehen könnten.
  4. Nehmen Sie für den Versand der Bewerbung nur seriöse E-Mail Adressen. “Fun”-Adressen wie “party-girl_66@maildomain.de” vermitteln keinen guten Eindruck. Wenn möglich, sollte bereits  die Adressen ihren Namen enthalten und von einem seriösen Anbieter stammen.
  5. Verwenden Sie eine eindeutige Betreffzeile, die dem Empfänger eine direkte Zuordnung der E-Mail erlaubt. Wenn Sie sich z.B. auf Anzeigen bewerben, die Kennziffern oder ähnliches enthalten, dann sollten Sie diese auch aufnehmen.
  6. Überlegen Sie sich, ob Sie das Anschreiben in den Inhalt der E-Mail packen oder in ein PDF-Dokument, das sie als Anlage beifügen. Wenn die E-Mail selbst das Anschreiben enthält, dann achten Sie darauf das dieser Inhalt auch sauber formatiert ist (Tip: Senden Sie die E-Mail einem Bekannten, um zu sehen, wie sie dort ankommt und dargestellt wird). Wenn Sie das Anschreiben als Anlage beifügen, dann verweisen Sie in der E-Mail auf die Anlage, schreiben sonst aber kurz, verbindlich und höfflich.
  7. Übertreiben Sie es nicht mit der Anzahl der Anhänge und bilden Sie Gruppen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse).
  8. Benennen Sie die Dateien mit sinnvollen Namen, damit der Empfänger z.B. nicht lange nach Ihrem Zeugnis suchen muss.
  9. Sortieren Sie die Anhänge in der E-Mail wie in einer klassischen Bewerbung: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Haben Sie mehrere Zeugnisse in einer Datei, dann gehört das neuste Zeugnis an den Anfang.
  10. Nehmen Sie für alle Anlagen das PDF-Format. Ein Mischung aus verschiedenen Formaten ist zu vermeiden und birgt auch die Gefahr, das der Empfänger das Dokument nicht öffnen kann, da er nicht über das entsprechende Programm verfügt. Denken Sie auch daran, nicht immer die neuste Version eines Formats zu verwenden. Personalabteilungen aktualisieren nicht täglich ihre Software und haben auch nicht immer die neusten Programmversionen.
  11. Achten Sie auf die Gesamtgröße der E-Mail. Bis zu 5 MB geht in Ordnung. In manchen Firmen werden aber E-Mails mit Anhängen jenseits der 10 MB aussortiert und Ihre Bewerbung kommt vielleicht überhaupt nicht an.
  12. Auch bei Kurzbewerbungen (oft ohne Zeignisse), die heute oft bei E-Mail-Bewerbungen gefordert sind, gilt: den Bewerbungstext auf die Stelle zuschneiden und keine “Standard Textbausteine” verwenden.