Verstärkte PDF-Nutzung durch Pandemie
Digitale Arbeitsprozesse und die dafür nötigen digitalen Tools waren in der Pandemie mehr gefragt denn je und haben auch den Einsatz vom PDF-Format und entsprechender PDF-Software deutlich beflügelt.
Aufgrund der Herausforderungen der Corona-Pandemie haben die meisten Unternehmen digitale Lösungen gesucht, um auf papierlose Geschäftsprozesse umzustellen, da sie schnell auf digitale Prozesse und auf Home-Office umzusatteln mussten oder generell analoge Prozesse anpassen wollten. Der Bedarf an digitalen Lösungen hat sich dadurch natürlich erhöht und die Nachfrage ist ungebrochen.
Umfragen konnten zeigen, dass die Arbeitsleistung durch die Pandemie weniger beeinträchtig wurde, obwohl viele Mitarbeiter ins Homeoffice wechseln mussten. Das lag vor allen Dingen auch daran, dass man von digitalen Prozessen profitieren konnte. Die meisten Unternehmen haben also den Einsatz von papierlosen Geschäftsprozessen und den Einsatz vom Dateiformat wie PDF seit der COVID-19-Pandemie stark erhöht und auch davon profitieren können.
Heutzutage arbeiten immer weniger Unternehmen mit Papier. Online-Dokumente, also auch PDF-Dokumente und PDF-Bearbeitung sowie E-Signatur-Lösungen waren vor der Pandemie schon im Kommen und sind jetzt auch neben Cloud-Lösungen die wichtigsten Grundvoraussetzungen für moderne Unternehmen, um effizient zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Das papierlose Büro durch Corona beflügelt
Viele Behörden, Verwaltungen und Unternehmen stellen nach und nach komplett auf digitale Arbeitsprozesse um. Gleichzeitig setzten sich generell in der Pandemie immer mehr digitale Angebote durch, so dass viele Prozesse nun auch ohne Kontakt und örtlich flexibel stattfinden können. Sowohl der Online-Handel als auch Online-Meetings, Online-Shopping, Telefonberatung, Video-Sprechstunde, Online-Schulungen und Onlineterminierungen erlebten einen Aufschwung. Man kann sagen: Die Pandemie hat die Arbeit für alle erschwert, allerdings wurde dafür erstaunlich produktiv weitergearbeitet, und zwar überall da, wo man digital besser aufgestellt war und viel Home-Office oder andere digitale Angebote möglich gemacht werden konnten.
Vorteile der PDF-Nutzung
Das PDF-Format wird immer dann gerne eingesetzt, wenn Dokumente problemlos übertragen werden sollen. Dabei bieten PDF-Dokumente neben der Übertragbarkeit auch Sicherheit, viel Flexibilität und die Möglichkeit des Anbringens elektronischer Unterschriften. PDF-Dokumente sind zudem kompakt, können optimal gespeichert werden und die Dateigröße kann je nach Anwendungszweck angepasst werden. Somit können PDF-Dokumente problemlos, verlustfrei und originalgetreu weltweit per Internet versandt werden.
Mit dem Umstieg aufs Homeoffice und flexibleres Arbeiten stieg natürlich auch die Nachfrage nach PDF-Bearbeitung und E-Signatur-Lösungen. Gerade bei der Kommunikation mit Kunden ist es wichtig, dass man mit PDF-Dokumenten effizient arbeiten kann. Denn so kann man in den meisten Fällen den analogen Prozess komplett einsparen, bis hin zu Unterschrift per Hand, die stattdessen digital erfolgen kann. Mit PDF-Dokumenten ist es möglich Daten und Informationen innerhalb eines Unternehmens aber auch außerhalb mit Kunden sicher weiterzugeben.
Hinzu kommt ein weiterer Faktor: Seit Beginn der Pandemie werden Dokumente auch häufig auf mobilen Endgeräten gelesen und bearbeitet. Immer dann, wenn ein gemeinsamer Zugriff auf Daten und Informationen notwendig ist und das papierlose Arbeiten im Vordergrund steht, bietet sich auch die Nutzung des PDF-Formats an. PDF-Dateien bringen außerdem Sicherheitsfunktionen mit, mit denen es möglich ist, Dokumente und vertrauliche Daten zu schützen, sicher auszutauschen sowie ungewollte Änderungen zu verhindern.
Wie sieht modernes Arbeiten nach der Pandemie aus?
Mit dem Homeoffice rückte auch das Arbeiten per Videokonferenz in den Fokus. Die meisten Unternehmen wollen auch in Zukunft weiterhin diese Arbeitstechniken ausbauen und erweitern. „Mobiles“, flexibles Arbeiten ist auch ohne Pandemie eine Entwicklung, die sich mehr und mehr durchsetzt. Inzwischen sind auch hybride Veranstaltungen, Fortbildungen, Konferenzen oder Sitzungen ganz alltäglich geworden, egal ob es sich um Meetings oder um Stadtratssitzungen o.ä. handelt. Hybrid heißt, dass eine Kombination aus Online/Video-Sitzungen und Präsenzveranstaltung umgesetzt wird. Die klassische Geschäftsreise wurde durch bequeme Videokonferenzen und Videomeetings abgelöst.
Allgemein setzt sich der Trend durch Techniken und Lösungen einzusetzen, welche die Arbeit flexibler machen. Zu diesen gehören neben Cloud-Lösungen auch PDF- oder E-Signatur-Lösungen.
Digitalisierungsschub durch Corona-Krise – Studie der Bitkom
Laut den Ergebnissen einer repräsentativen Befragung durch die bitkom wollen die meisten Unternehmen ihre Briefpost komplett auf digitale Kommunikation umstellen. Hier kristallisierte sich zunehmend heraus, dass das Digitaloffice für den Großteil aller Unternehmen eine Rolle spielt und dass es mit Beginn der Pandemie, also ab 2020 sogar einer der wichtigsten Faktoren war wie Unternehmen weiterhin arbeitsfähig, produktive und kommunikativ bleiben konnten. Die Digitalisierung gilt als die Grundvoraussetzung, um sicher in die Zukunft zu starten und dient auch dazu, dass Mitarbeiter flexible Arbeitsformen wahrnehmen können. Alle Büro- und Verwaltungsprozesse, die auf digital umgestellt wurden, dienten dem Unternehmen, um die Herausforderungen der Pandemie gut zu überstehen.
Man kann sagen, alle wichtigen „Geschäftsprozesse der Zukunft laufen ausschließlich digital“ – und spätestens seit der Pandemie wurde das wirklich jedem Unternehmen sehr deutlich. Es zeigt sich, dass modern und wettbewerbsfähig vor allen Dingen die Unternehmen sind, welche die bisherige Präsenzkultur hinterfragen und als Arbeitgeber flexible Arbeitsmodelle dauerhaft ermöglichen.
Das Positionspapier zum Thema Arbeitswelt nach Corona der Bitkom zeigt, dass genau die Unternehmen, die ihren Mitarbeitern schnell Arbeit im Homeoffice anbieten konnten und welche in der Lage waren schnell auf neue Betriebsabläufe umzustellen, dass diese den Geschäftsbetrieb am besten aufrechterhalten konnten. Dafür wiederum benötigt man als Basis digitale Tools, um das überhaupt erst möglich zu machen. Somit ist die Wichtigkeit von digitalen Lösungen und Formaten wie das PDF nicht zu unterschätzen. Gerade die Tools, die digitale Zusammenarbeit und sichere digitale Infrastrukturen ermöglichen sind hier besonders wichtig.
Bitkom Publikationen zum Thema:
https://www.bitkom.org/Themen/Corona/Homeoffice-in-Zeiten-der-Corona-Pandemie
https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Digitale-Arbeitswelt-nach-der-Corona-Krise