E-Government macht es möglich

Modernes Dokumentenmanagement für schlankere und transparente Prozesse in den Kommunen

Am 1. August 2013 trat das E-Government-Gesetz in Kraft. Das Gesetz zur elektronischen Verwaltung scheint eine sinnvolle und zeitgemäße Ergänzung zur Abwicklung der Fachverfahren, also der IT-Anwendungen der Verwaltung, zu sein. Doch die Entwicklung, die den Mitarbeitern in Gemeinden und Kommunen schlankere Prozesse im Tagesgeschäft verspricht, ist selbigen meist ein Dorn im Auge. Neben der Gewohnheit, sämtliche Dokumente in Papierform zu bearbeiten und abzulegen, spielt auch die Angst um den Arbeitsplatz dabei eine entscheidende Rolle. Doch ohne den Menschen kann ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement-System (DMS) nicht funktionieren. Dass das neue Gesetz und entsprechende Softwarelösungen keine Gefahr darstellen, sondern im Gegenteil Bürgern und Sachbearbeitern das Leben erleichtern können, ist ein Fakt, der mehr und mehr in das Bewusstsein aller Beteiligten rückt.

Etwas eingestaubt ist es – das Image der Kommunen. Denn gerade in Sachen Dokumentenmanagement besteht bei vielen Gemeinden Handlungsbedarf. Dieser Umstand ist den Abläufen in den Kommunen geschuldet. Denn anders als in der freien Marktwirtschaft, entscheidet in kleinen wie großen Gemeinden alleine der Haushalt, was ausgegeben werden kann.

Welches Dokumentenmanagementsystem jedoch zur Arbeit der Mitarbeiter in den Gemeinden und Kommunen passt, ist eine andere Frage. Sowohl die Spezifikation der Anforderungen in klarer Form, als auch die Suche nach der optimalen Lösung ist oft langwierig. Vor wenigen Jahren kursierten auf dem Markt lediglich eine Handvoll Produkte, welche die Zertifizierungsanforderungen erfüllten und somit überhaupt erst als DMS für die Kommunen in Frage kamen. Mittlerweile hat sich der Markt geöffnet und die E-Akte erlebt einen Hype, der vor wenigen Jahren noch undenkbar gewesen wäre.

Allerdings treten die Kommunen weiterhin kräftig auf der Stelle. Dabei können gerade der öffentliche Dienst und auch die Bürger von den Möglichkeiten der E-Government-Gesetze profitieren und mit passenden Software-Lösungen sämtliche Prozesse in den Fachverfahren flexibler und transparenter gestalten.

Zeit- und ortsunabhängige Verwaltungsdienste

Auf der Webseite des Bundesministerium des Innern heißt es zum E-Government-Gesetz: „Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-Government-Gesetz) dient dem Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und Bund, Ländern und Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten.“ Dies bringt noch weitere Vorteile mit sich.

Einer dieser Vorteile ist eine massive Erleichterung beim Ablauf der zuvor erwähnten Fachverfahren. „Jedes Amt einer Kommune hat meist auch eines oder mehrere eigene Fachverfahren“, so Reiner Kappus, Geschäftsführer der DMS Consulting. „Da kommt eine Menge an Dokumenten zusammen, die archiviert werden müssen. Und hier liegt der entscheidende Vorteil der DMS-Lösungen.“ Mit Lösungen von Anbietern wie aconso, lobo-dms oder xft können Anwender in den Kommunen ihre Akten auf einer Plattform verwalten, die zugleich den hohen Ansprüchen des Datenschutzes genügt. Mithilfe der serverbasierten Lösung webPDF von SoftVision können Dokumente beispielsweise in PDF/A-Dateien konvertiert werden. Eine rechtsgültige Archivierung der Dokumente kann so schnell und einfach sichergestellt werden.  Solche Lösungen arbeiten mit eigenständigen Webservern, die es den Mitarbeitern in den Kommunen möglich machen, abteilungsübergreifend Dokumente per Drag&Drop abzulegen oder abzurufen und im Langzeitarchivierungsformat zu speichern.

Ein banales Beispiel aus der Praxis: Ein Bürger meldet seinen Hund in der für ihn zuständigen Gemeinde an. Durch den zuständigen Mitarbeiter wird ein entsprechender Bescheid erstellt und dem Bürger in gedruckter Form ausgehändigt. Sobald das Dokument gedruckt wird, wird zeitgleich eine elektronische Akte des Dokuments angelegt und als PDF archiviert. Weder bearbeitender Beamter noch der Hundebesitzer bekommen von diesem Archivierungsprozess etwas mit, da dieser vollautomatisch im Hintergrund abläuft.

Intelligente Klassifizierung

Ein weiteres Highlight aus dem DMS-Bereich sind die Klassifikationssysteme. Post vollautomatisch an die zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten und das binnen weniger Minuten wird mit diesen Lösungen möglich. Zur Einrichtung eines solchen Systems werden repräsentative Beispieldokumente aus der Post gesammelt, eingescannt und in das System eingepflegt. Dieses klassifiziert nach dem Training automatisch die eingehenden Schriftstücke anhand von Text und grafischen Elementen, wie einem Logo, Farbe und weiterer besonderer Merkmale. Hunderte von unterschiedlichen Dokumentenarten wie Bescheide oder Anträge können dann von dem System unterschieden werden. Die Dokumentenarten werden dann bestimmten Sachbearbeitern zugeordnet, die für die Bearbeitung zuständig sind.

Hat das Klassifikationssystem alle Dokumententypen kennengelernt, kann bis zu 80 Prozent des Schriftverkehrs maschinell klassifiziert und an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden. Somit ist die Post binnen weniger Minuten als PDF-Datei beim zuständigen Mitarbeiter.

Zeitgemäße Arbeitsweise auf lange Sicht

Die Arbeit mit den zuvor beschriebenen DMS-Lösungen erleichtert die Erbringung von elektronischen Nachweisen in den laufenden Verfahren sowie die zeitnahe Bearbeitung, was in erster Linie den Bewohnern der Kommunen zugute kommt. Denn gerade in der Bürokratie sind schlanke und transparente Prozesse gefragt. „Doch stoßen die DMS-Lösungen häufig noch auf Skepsis in den Kommunen. Obwohl die organisatorischen Veränderungen gering sind, stellt die Einführung der elektronischen Akte dagegen einen Eingriff in die gewohnte Arbeitsweise dar“, so Kappus. Die Zurückhaltung in Sachen DMS ist zum einen dem Medienwechsel von Papier zu digital geschuldet. Wer zuvor jahrelang mit Papier gearbeitet hat, zweifelt an der Sicherheit der elektronischen Akten und der Freigabeprozesse. Des Weiteren laufen sämtliche Prozesse plötzlich viel schneller ab. Da folgt die Sorge um den Arbeitsplatz auf den Fuß. „Aber egal wie stark die Prozesse durch neuartige DMS-Lösungen verschlankt werden – der Mensch steht immer im Zentrum der Arbeit und wird auch zukünftig weiter benötigt“, so Kappus.

Letztendlich überwiegen die Vorteile:

  1. Mit Lösungen wie webPDF von SoftVision werden sämtliche Dokumente in einem einheitlichen Format abgelegt bzw. archiviert. Die Mitarbeiter finden sich in einem Dokument somit sofort zurecht.
  2. Die Dokumentenmanagementsysteme bringen eine entscheidende Zeitersparnis mit sich. Alle Dokumente lassen sich mit wenigen Klicks aufrufen und bearbeiten.
  3. Die Archivierungsprozesse laufen dank webPDF im Hintergrund. Anwender merken gar nicht, dass ein weiteres Tool im Einsatz ist.
  4. Zeitgemäße DMS-Lösungen überzeugen durch eine hohe Stabilität und sind meist Jahre oder sogar Jahrzehnte im Einsatz. Das kommt den Kommunen zugute, die wegen der Finanzierung meist in Dekaden denken müssen.

Dass das E-Government-Gesetz kein lästiges Übel, sondern vielmehr eine Chance für die Kommunen darstellt, ihr Dokumentenmanagement zu überdenken und sich für eine zeitgemäße Lösung zu entscheiden, liegt auf der Hand. Mitarbeiter wie auch Bürger profitieren von transparenten Verfahren und schneller Bearbeitung.

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme in Kombination mit Lösungen wie webPDF bieten die Möglichkeit Prozesse modern und einfach zu gestalten.