Effizienter Dokumenten Workflow

Mehr Produktivität im Unternehmen durch vernünftiges Dokumenten-Management

Der Umgang mit Dokumenten ist ein häufig unterschätztes Thema, wenn Arbeitsprozesse optimiert werden oder die IT-Infrastruktur innerhalb eines Unternehmens überarbeitet wird. Dabei verbirgt sich gerade hier ungeahntes Potenzial Zeit und Geld einzusparen.

Wie kann man mit einem durchdachten Lebenszyklus von Dokumenten konkret Verbesserungen erreichen?

  • Schnelles Auffinden von Dokumenten, es geht nichts verloren
  • Ablauf der Geschäftsprozesse und Workflow werden optimieren
  • Arbeitsabläufe werden automatisiert und effizienter
  • Unproduktive Arbeitsschritte (z.B. Dokumente immer wieder neu formatieren) können abgeschafft werden
  • Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen wird vereinfachen
  • Notfallwiederherstellung ist deutlich besser

Ein Dokument hat in der Regel einen bestimmten Lebenszyklus (DLM Document Lifecycle Management). Die sogenannten Lebensphasen kann man grob unterteilen in:

  • Entstehung bzw. Erstellung oder Erfassung des Dokuments: Eingang von extern oder Erstellung innerhalb des Unternehmens oder auch automatisierte Erstellung (z.B. Rechnungen)
  • Be- und Verarbeitung des Dokuments
  • Zugriff auf die Dokumente/Akte für Recherchezwecke
  • Aufbewahrung und Archivierung: Hier müssen gesetzliche Fristen beachtet werden
  • Löschung des Dokumentes (auch ein wichtiger Schritt um Speicherplatz, Performance und Übersichtlichkeit zu verbessern.

Zum Lebenszyklus gehören also die Entstehung, die Speicherung (plus Bearbeitung), Archivierung und Entsorgung. Ganz klare Empfehlung dafür ist die Vereinheitlichung aller Dokumente in ein Format wie PDF mit anschließender Langzeitarchivierung in PDF/A.

Wieso sollte man Dokumente in ein Format vereinheitlichen?

Chaos und Unübersichtlichkeit entsteht in der Regel dadurch, dass die Dokumente, die in einem Unternehmen zusammenkommen nicht vereinheitlicht sind und in den unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Struktur bringt hier erst die automatisierte Umwandlung aller Dokumente.

Regelung des Dokumentenzyklus

Um mit der digitalen Transformation Schritt zu halten, müssten sich Unternehmen darauf einlassen Arbeitsprozesse auf digital umzustellen. Davon profitieren sie vor allem dann, wenn sie dann auch noch Ordnung schaffen, was alle digitalen Dokumente angeht. Ein Unternehmen sollte immer seine Dokumentenqualität und -prozesse steuern. Dazu gehört auch, dass man sich überlegen muss, was man mit eingehenden Dokumenten macht, welche eine andere Qualität/andere Formate haben.

Wichtig ist, dass alle Dokumente, die das Unternehmen erhält (und auch die welche es verlassen) auf Relevanz geprüft werden und schlussendlich gespeichert werden. An dieser Stellte sollte man gewisse Regeln befolgen. Für das digitale Archiv sind zu beachten: geltende Gesetze, Vorschriften aber auch Unternehmensrichtlinien und bindende Klauseln durch Verträge müssen beachtet werden.

Um Ordnung ins Chaos zu bringen und den Dokumenten Workflow immer effizient zu halten, sollten sie Maßnahmen für eine Bereinigung der Dokumentenvielfalt treffen und Richtlinien für Quellen, Formate und Kanäle aufstellen.

Externe Dokumente müssen nach ihrem Eingang in den Dokumenten-Kreislauf überführt werden, also alle eingehenden Dokumente müssen geprüft und freigegeben werden, um eine saubere Weitergabe in den Dokumentenprozess zu gewährleisten. Man solle festlegen wie mit eingehenden Dokumenten konkret umgegangen wird. Anschließend sollte gewährleistet sein, dass alle Dokumente gut durchsuchbar und wieder auffindbar sind. Es sollten also feste Regeln für ein Vorgehen erstellt werden für die Kontrolle der Dokumente, OCR, Konvertierung und Dokumentenklassifizierung und -Kanalisierung.

Beispielsweise sollte man darauf achten, dass handschriftlich unterzeichnetet Verträge, die per Fax eingehen auch später wieder gut auffindbar sind. Er muss also per OCR in eine durchsuchbare Form gebracht werden und für die Auffindbarkeit und Weiterverarbeitung entsprechen abgelegt werden.

Workflow und automatisierte Prozesse

Allen Dokumente sollten möglichst ein durchgängigen Workflow durchlaufen, so dass es klar definierte Zuständigkeiten gibt und Sicherheit und Datenschutz immer gewährleistet sind. Im Fokus sollte immer eine saubere Automatisierung stehen. Diese ermöglicht besonders effizientes Arbeiten.

Im Optimalfall sollte der digitale Workflow im Unternehmen so gestaltet sein, dass beispielsweise eine Eingangsrechnung den Prozess der Rechnungsprüfung und Freigabe durchläuft und die Zuweisung an die entsprechenden Rechnungsprüfer auf digitalem Weg und vollautomatisch abläuft.

Unternehmen sollten in jedem Fall automatisierte digitale Workflows erstellen und anpassen, um papierbasierte Abläufe und Prozesse erheblich effizienter zu gestalten.

Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass wenn Dokumente elektronisch und automatisch verwaltet werden, die Prozesse rationalisiert und konsistenter werden.

Ein digitaler Workflow beim Dokumentenmanagement hilft Ihren MitarbeiterInnen dabei, keine Zeit für die Weitergabe und Verfolgung von Dokumenten zu verschwenden. Alle Vorgänge sind an einem Ort zentralisiert, sodass sie mehr Zeit für andere Arbeiten zur Verfügung haben.

Workflows im Unternehmen verbessern

Man sollte in jedem Fall alle Dokumente in ein Dateiformat überführen, denn viele unterschiedliche Formate in einem Unternehmen bringen viele Nachteile mit sich, wie Inkompatibilitäten, ständige Versions-Updates und die Verwendung von unterschiedlichen Anwendungen. Bei digitalen Schriftstücken und Grafiken, die in verschiedenen Dateiformaten bearbeitet und verschickt werden häufen sich Fehler und kosten den Mitarbeitern Zeit. Hinzu kommt, dass Ihre Dokumente schon allein deshalb in einem einheitlichen Datenformat vorliegen sollten, damit sie optimal und gesetzeskonform archiviert werden können.