Elektronische Rechnung: zehn Merksätze des BITKOM

Lesetipp zum Thema elektronische Rechnung

Seit dem 1. Juli 2011 ist freigestellt, wie eine elektronische Rechnung übermittelt wird. Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 setzt dabei die Vorgaben der 2010 geänderten EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie um: Die  Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens bei der elektronischen Rechnung sind nicht mehr zwingend vorgeschrieben.

Bestimmte Voraussetzungen müssen aber erfüllt werden. Der BITKOM e.V. hat die wichtigsten Regelungen sowie Fragestellungen zur elektronischen Rechnung prägnant in zehn Merksätzen zusammengefasst. Dazu gehören beispielsweise die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, die Gewährleistung von Authentizität und Integrität oder die Lesbarkeit der Dokumente. Auch ist es möglich unter bestimmten Voraussetzungen Papierrechnungen digitalisiert aufzubewahren.

Mit webPDF kann eine elektronische Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen werden. Durch die qualifizierte Verwendung einer digitalen Signatur werden damit die Kriterien Authentizität und Integrität als eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug per se als gewährleistet angesehen.

Eingescannte Dokumente können mit webPDF in durchsuchbare PDF-Dokumente umgewandelt werden. Grafiken werden mittels OCR wieder in aufgelöste Dokumente umgewandelt und ersetzen das Original auf Papier. Die so erstellte elektronische Rechnung kann dann wieder nach Begriffen durchsucht und in den Workflow integriert werden.