Modernes Dokumentenmanagement für schlankere und transparente Prozesse in den Kommunen​

Am 1. August 2013 trat das E-Government-Gesetz in Kraft. Das Gesetz zur elektronischen Verwaltung scheint eine sinnvolle und zeitgemäße Ergänzung zur Abwicklung der Fachverfahren, also der IT-Anwendungen der Verwaltung, zu sein. Doch die Entwicklung, die den Mitarbeitern in Gemeinden und Kommunen schlankere Prozesse im Tagesgeschäft verspricht, ist selbigen meist ein Dorn im Auge. Neben der Gewohnheit, sämtliche Dokumente in Papierform zu bearbeiten und abzulegen, spielt auch die Angst um den Arbeitsplatz dabei eine entscheidende Rolle. Doch ohne den Menschen kann ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement-System (DMS) nicht funktionieren. Dass das neue Gesetz und entsprechende Softwarelösungen keine Gefahr darstellen, sondern im Gegenteil Bürgern und Sachbearbeitern das Leben erleichtern können, ist ein Fakt, der mehr und mehr in das Bewusstsein aller Beteiligten rückt.

Eine verlässliche Langzeitarchivierung gehört zu den großen Herausforderungen des digitalen Schriftverkehrs. Mit dem PDF 2.0, das den strengen Richtlinien der ISO unterliegt, ist diese leichter zu bewältigen​

Seit 1993 ist Adobe Systems Portable Document Format (PDF) auf dem Markt und hat sich schnell zum Standardisierungsformat der digitalen Welt entwickelt. Mit den Jahren hat Adobe immer wieder neue Versionen des Formats publiziert, die um zahlreiche neue Eigenschaften erweitert wurden bis das Softwareunternehmen PDF/A - einen Standard für die stabile Langzeitarchivierung - präsentierte.

Mit PDF 2.0 soll es möglich werden, Dokumente digital zu signieren - und zwar so, dass man sich sicher sein kann, dass die Unterschrift auch tatsächlich vom suggerierten Unterzeichner stammt​

Die Übermittlung von vertraulichen Dokumenten mithilfe des WWW hat in den letzten Jahren mehr und mehr an Bedeutung gewonnen. Ein gutes Beispiel sind Rechnungen, die heutzutage oft nur noch per Mail versendet werden. Aber auch Verträge, notariell beglaubigte oder sonstige offizielle Dokumente werden immer häufiger auf digitalem Wege ausgetauscht.