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Die Archivierung von Dokumenten gehört in vielen Unternehmen zu den sensibelsten Bereichen der Datenverarbeitung. Elektronische Dokumente müssen gezielt auf den Archivierungsprozess vorbereitet werden, um eine langfristige Lesbarkeit zu garantieren. webPDF erlaubt die Konvertierung von Dateien in das PDF/A-Format und stellt somit sicher, dass Schriftstücke, Bilddateien und andere Dokumente auch in Zukunft noch formatgetreu wiedergegeben werden können. Die verwendeten ISO-Standards entsprechen den gesetzlichen Vorgaben zur rechtsgültigen Langzeitarchivierung und ermöglichen automatisierte und somit effiziente und kostengünstige Routinen im Bereich der Datenaufbewahrung.

PDF/A-3 als bevorzugtes ZUGFeRD-Format​

Mit den Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland - kurz ZUGFeRD **-- wird ein neues Dokumenten- und Datenformat für den Austausch elektronischer Rechnungen beschrieben. Ziel der Initiatoren ist es, einen neuen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch zu etablieren, der als nationale Norm formuliert und schließlich beim europäischen Komitee für Normung (CEN) eingereicht werden soll. Das PDF spielt dabei eine entscheidende Rolle: Denn die visuelle Darstellung der Rechnungsdaten wird über ein PDF/A-3 Dokument hergestellt und gleichzeitig eine Rechnungsdatendatei im XML-Format in das PDF/A-3 Dokument eingebettet. **

Lesetipp: PDF association klärt auf​

Das PDF/A-Format bildet für viele Unternehmen die Basis einer unkomplizierten und sicheren Langzeitarchivierung. Die normierte Variante des herkömmlichen PDF-Formates wurde Ende 2005 - in seiner ursprünglichen Version PDF/A-1 - als internationaler Standard ISO 19005-1 etabliert und ist seit Juli 2011 beziehungsweise Oktober 2012 in den erweiterten Versionen PDF/A-2 und PDF/A-3 erhältlich - ebenfalls als ISO-Standard. Der große Vorteil des Formates: Es garantiert eine langfristige Reproduzierbarkeit, unabhängig davon welche Anwendung oder welches System zur Erstellung verwendet wurde.