Compliance Anforderungen: Einem umsichtigen DLM (Document Lifecycle Management) kommt eine wichtige Bedeutung zu​

Der komplette Weg eines Dokumentes, von der Entstehung, über Speicherung und Archivierung bis zur Entsorgung, bedarf einer genauen Verfolgung, um eine Revisionssicherheit zu gewährleisten. Gerade in Zeiten der steigenden Flut an elektronischen Dokumenten bedeutet das für Unternehmen eine Mammutaufgabe, die viele Ressourcen einfordert. Für Entlastung sorgt der Rückgriff auf das PDF-Format zur Vereinheitlichung und das PDF/A Format zur Langzeitarchivierung.

PDF-Dateien mit Audiodateien und Videos als mehrdimensionale Kommunikationswerkzeuge nutzen​

PDF-Dateien gelten als ideales Austauschformat, da sie plattformunabhängig geöffnet werden können und notorische Konvertierungsprobleme entfallen, die beispielsweise auf einem Gerät mit einem anderen Betriebssystem auftreten könnten. Was allerdings Viele nicht wissen: Neben Texten, Bildern und Grafiken lassen sich auch Video- und Audiodateien problemlos einbetten. Eine Funktion, die einen erheblichen Mehrwert bieten kann. Denn lästige Dateianhänge an Emails entfallen auf die Weise und einer ganzheitlichen Kommunikationsweise steht nichts im Wege.

Das Format PDF/X beschreibt eine Variante des PDF-Formates - seit mehr als zehn Jahren ein wichtiger Standard im Druckprozess​

Dabei handelt es sich um eine Untermenge des eigentlichen PDF-Formates, welches den Anforderungen der Drucktechnik gerecht wird bzw. die Minimalanforderungen erfüllt, um druckbar zu sein. Das standardisierte Format dient in erster Linie dem Zweck, dass Unwägbarkeiten die im Zuge der Übermittlung einer Druckvorlage an eine Druckerei entstehen könnten, minimiert werden. Mithilfe eines sogenannten Preflights - also der softwareseitigen Prüfung des PDFs - kann die Kompatibilität des Dokumentes während der Druckvorbereitung überprüft werden.