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Im Gesundheitssektor ist eine vertrauensvolle Kommunikation zwischen Versicherungsnehmern und Krankenkassen das A und O. An zentraler Stelle steht dabei der E-Mail-Verkehr: Die tagtägliche E-Mail-Flut auf der einen Seite - gesetzliche Anforderungen an Sicherheit und Archivierung auf der anderen - stellen Mitarbeiter und IT-Abteilungen vor besondere Aufgaben. Ein professionelles E-Mail-Management kann Krankenkassen bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen. Die Techniker Krankenkasse (TK) entschied sich daher, Kommunikationsprozesse zu optimieren und Workflows zu automatisieren. Mithilfe einer hochfunktionellen Software werden E-Mails samt Anhang in PDF/A-Dateien konvertiert. Die rechtsgültige Archivierung der Dokumente kann so schnell und einfach sichergestellt werden.

Die E-Mail hat längst anderen Kommunikationsformen, wie dem Brief oder dem Fax, den Rang abgelaufen - auch und vor allem im Arbeitsalltag. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Kommunikationsfluss wird rapide beschleunigt und erleichtert. Einzelne Empfänger oder auch große Empfängergruppen können in Sekundenbruchteilen überall auf der Welt erreicht und mit Informationen versorgt werden. Vor dem Hintergrund, dass mehr und mehr auch geschäftsrelevante Informationen per Email ausgetauscht werden, besteht in vielen Unternehmen die Notwendigkeit den E-Mailverkehr zu organisieren und ordnungsgemäß zu archivieren. Denn Verträge, Angebote oder ähnliche Dokumente müssen entsprechend der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen nachgehalten werden. Die herkömmliche Form der Papierdokumentation ist dabei keine echte Alternativen - denn der Ausdruck von E-Mails und Dateianhängen sowie die händische Archivierung würden enorme zeitliche Ressourcen in Anspruch nehmen.

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