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Seit vielen Jahren hat sich das PDF (Portable Document Format) etabliert, um Dokumente in einer Form übermitteln zu können, die übergreifend funktioniert. Elektronische Dokumente können so originalgetreu weitergegeben und unabhängig von Betriebssystemen oder Programmen geöffnet und gedruckt werden. Der Autor kann vorher festlegen in welcher Form das Dokument sichtbar sein soll. Alle Probleme, die sonst bei der Übermittlung von Dokumenten auftauchten, wie Formatierungsfehler oder Probleme, die dadurch entstehen, dass der Empfänger mit anderen Systemen arbeitet als der Versender sind mit dem PDF passé.

Zahlreiche Unternehmen nutzen Software von SAP, um ihre Dokumente zu verwalten. Auf diese Weise ist es selbst bei großen Datenmengen möglich, effiziente Strukturen zu schaffen. Wenn es jedoch notwendig ist, die Dateien langfristig zu archivieren, können einige Probleme auftreten. Jedoch bietet webPDF eine Konvertierungssoftware an, die auch für diesen Bereich eine passende Lösung bietet. Damit ist es möglich, alle Dateien nach dem PDF/A Standard aufzubewahren.

PDF/A-3 Neuerungen und Möglichkeiten​

Der dritte Normteil des Langzeitarchivierungsformats PDF/A wurde Ende 2012 offiziell von der ISO verabschiedet. Der Grundgedanke, eine sichere Archivierung über große Zeiträume zu ermöglichen, blieb beim PDF/A-3 erhalten, doch wurde dieser um die Container-Funktion erweitert.