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PDF-Archiv – Dokumente langfristig aufbewahren

Das PDF-Format – und besonders das PDF/A – bietet sich an, ein Archiv für E-Mails und andere Dokumente zu erstellen. Die Anforderungen in Unternehmen und Behörden, ihre Dokumente dauerhaft zu archivieren, steigen zunehmend an. Seien es interne Anforderungen oder die gesetzlichen Bestimmungen, der Bedarf an digitalen Archiven in Unternehmen und Behörden steigt stetig.

Waren es in der Vergangenheit oft Archive auf Basis von TIFF-Dokumenten, so werden diese immer mehr durch den PDF-ISO-Standard 32000 oder PDF/A-ISO-Standard 19005 abgelöst. Gerade am Beispiel des PDF/A-Formats sieht man, aufgrund der Weiterentwicklung von PDF/A-1 über PDF/A-2 zu PDF/A-3 hin, dass es sich den Bedürfnissen der Praxis angepasst hat und für die Archivierung optimal ist.

Auch wenn es in Gesetzen keine klare Aussage für das zu verwendende Format für Archive gibt, so hat sich doch das PDF/A-Format als klarer und anerkannter Standard in der Geschäftswelt durchgesetzt. Das PDF-Format ist also beim Aufbau von Archiven oder bei der Durchführung der Archivierung nicht mehr wegzudenken.

Archivierung aller Dokumente im PDF/A-Format

Doch wie kann man der täglichen Dokumentenflut – und auch den vielen unterschiedlichen Formaten – Herr werden? Gerade an dieser Stelle kann webPDF bei dem Aufbau eines Archivs auf PDF-Basis helfen. Mit seinen Webservices für die Konvertierung von Dokumenten und der Erstellung von PDF/A-konformen Dokumenten ist es der ideale Helfer für die Archivierung.

Mit dem Einsatz des zentralen webPDF-Servers konvertieren Sie über 100 Dateiformate – ohne Einsatz der Originalanwendung – in das PDF/A-Format. Zusätzlich kann webPDF die Konformität von PDF/A-Dokumenten prüfen, sodass nur gültige Dokumente im Archiv abgelegt werden.

Neben der Archivierung von Dokumenten ist die Ablage von E-Mail-Dokumenten eine wichtige Anforderung beim Aufbau eines Archivs. Mit webPDF wandeln Sie alle E-Mails in PDF- oder PDF/A-Dokumente um und schaffen so eine wichtige Basis für das Archiv. Dabei können Sie die Webservices zur E-Mail-Konvertierung in die bestehenden Businesslösungen wie z. B. Domino/Lotus Notes, Exchange oder SAP integrieren.

Mit webPDF haben Sie die optimale Lösung, um Ihre Datenbestände für digitale Archive vorzubereiten und so das Problem der Archivierung zu lösen. Wenn Sie weitere Fragen zu dem Thema „Archivierung“ oder „webPDF“ haben, so schicken Sie uns einfach eine Nachricht oder fordern Sie unseren Rückruf mit dem Kontaktformular an.