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PDF/A-Dokumente für die Archivierung erstellen oder prüfen

PDF/A-Dokumente erstellen oder prüfen

Mit webPDF lassen sich Dokumente im PDF/A-Standard (ISO 19005) erstellen und prüfen, um die PDF-Dokumente bei der Archivierung zu verwenden.

Das PDF/A-Format zur Langzeitarchivierung erlaubt die langfristige Sicherung von Dokumenten entsprechend den ISO-Standards 19005-1:2005 (PDF/A-1), 19005-2:2011 (PDF/A-2) und 19005-2:2012 (PDF/A-3).

Das PDF/A-Format garantiert die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten. Durch die Verwendung dieser PDF-Variante wird sichergestellt, dass sich archivierte Dateien auch nach einer langfristigen Archivierung öffnen lassen und dass die Formatierung des Dokumentes – unabhängig von der verwendeten Software – auch in Zukunft bestehen bleibt. Versions-Updates, die Verwendung unterschiedlicher Applikationen und verschiedene Dateiformate können die elektronische Dokumentenarchivierung erschweren. Mit dem ISO-Standard PDF/A gelingt die sichere, rechtsgültige Archivierung der Dokumente eines Unternehmens einfach, automatisierbar und absolut zukunftstauglich.

Zentrale PDF/A-Erstellung für die Archivierung

webPDF erlaubt die zentrale Erzeugung von PDF/A-Dokumenten und ermöglicht somit eine automatisierbare, anschlussfähige, präzise konfigurierbare und absolut einheitliche Archivierung der Vorgänge in Ihrem Unternehmen. Nahezu alle anfallenden Dokumente lassen sich serverseitig und ohne Zugriff auf die Ursprungs-Software konvertieren und somit auf die Archivierungsprozesse vorbereiten. Maßnahmen zur Entsprechung von rechtlichen Vorgaben und unternehmensinterne Gepflogenheiten lassen sich kostenschonend und absolut effizient realisieren und automatisieren. Durch die gesicherte Möglichkeit zur vollständigen, originalgetreuen Reproduktion Ihrer Dokumente haben Sie stets Zugriff auf alle relevanten Unternehmensvorgänge der Vergangenheit, indem Sie per Internet-Anschluss von jedem Endgerät aus Dokumente als PDF/A erstellen und prüfen lassen.

PDF/A-Konformität überprüfen

Damit stets nur Dokumente in den Archivierungsprozess überführt werden, die auch tatsächlich dem offiziellen ISO-Standard entsprechen, verfügt webPDF über eine integrierte Prüffunktion zur Validierung von PDF-Dokumenten. Auch Dateien, die von außerhalb in die Unternehmenskommunikation überführt wurden, können somit direkt geprüft und auf eine langfristige, digitale Lagerung vorbereitet werden. webPDF verfügt über alle Funktionen, die notwendig sind, um den gesamten Dokumentenstrom Ihrer Unternehmung nach PDF/A-Standard zu konvertieren und zu kontrollieren. Mit webPDF können Sie die gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung sowie Ihre eigenen Richtlinien kostengünstiger, effizienter und absolut zukunftstauglich erfüllen. Mit der webPDF-Engine erhalten Sie alle nötigen Tools, um Dokumente professionell auf die Langzeitarchivierung vorzubereiten: 

  • webPDF konvertiert Dokumente aus über 100 Dateiformaten direkt in eine PDF/A-Datei und führt alle notwendigen Korrekturen und Ergänzungen durch.
  • Alle Konformitätsebenen (A Accessible, B Basic und U Unicode) werden unterstützt.
  • Die PDF-Engine prüft auf Wunsch auf die Einhaltung der gängigen Standards PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005), PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) und PDF/A-3 (ISO 19005-2:2012).
  • webPDF bietet die Möglichkeit zur Ausgabe von detaillierten Berichten im XML-Format für Vorgänge, in denen Sie PDF/A erstellen und prüfen.