Die elektronische Rechnung

Unter einer elektronischen Rechnung, auch digitale Rechnung genannt, versteht man ein Dokument, das rechtliche gleichgestellt mit einer Papierrechnung ist und elektronisch versendet wird. Es soll die Prozesse im Rechnungswesen in Unternehmen optimieren, beschleunigen und vereinfachen. Grundlegend ist, dass dabei alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden müssen. Es müssen neben den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 14b Abs. 1 des UStG, die zu beachten sind, auch Pflichtangaben nach UStG § 14 Abs. 4 auf der Rechnung enthalten sein. Zusätzlich muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Dafür benötigt man eine qualifizierte elektronische Signatur, welche dem Deutschen Signaturgesetz entspricht.

Laut Verband elektronische Rechnung (Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche) müssen einige Regeln bei der Umsetzung von elektronischem Rechnungsversand im Unternehmen beachtet werden. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation zu pflegen und jederzeit Einblick über die Rechnungsverläufe gewährleisten zu können. Des weiteren müssen die Dokumente reproduzierbar sein und damit in einem Format vorliegen, welches eine Migrationsunabhängigkeit schafft. Alle elektronischen Rechnungen sollten zeitnah einem Archiv zugeführt werden und müssen jederzeit lesbar bleiben. Dabei sind sie unveränderbar aufzubewahren und müssen vor möglichen Manipulationen geschützt sein.

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